【如何辦研討會？】02. 研討會籌辦的作業流程
本篇文章用幾個大項，說明籌辦一場研討會，一般來說會有哪些準備項目，依照時間順序羅列如下，下面是幾個大方向，內部細節的部份我化做Action Plan，做了一張「範例」，列在本文的最下方，你們可以更一目了然，每個大的準備項目下，化為細節動作會有哪些事情要做，以及每件事情所壓的時程，方便各位在準備你們的活動時，抓時程參考用喔。
如果最下方所示的Action Plan礙於解析度看不清楚的話，可以到「下載專區」去Download Excel表。 對了，下面幾個準備大的準備方向，有關各項目想了解更深的部分，想知道的話，我另外開其他篇幅文章來說明。
一、Kick off meeting for活動目的與需求：
研討會的籌辦，最優先要做的第一件事情，就是弄清楚這次活動的目的與需求。
辦這次的活動，想要達到什麼目的？確認你的目標聽眾 (Target Audience)、活動目標多少人 (規模要多大)、舉辦的時間要多久 (半天？整天？連續幾天？)，有無同時間分場的需求 (同一場地但分兩個不同主題/系列的場次)？現場有展示品嗎？通常這些資訊會是在你們內部開第一次會議的時候，決定這些資訊，而這些資訊是初步的，有個大致的輪廓。
二、找場地：
在確認完這些資訊後，最急迫要去執行的事情就是找場地，辦研討會的場地就像找結婚場地一樣，都要事先預定，你喜歡的還不一定訂得到，往往礙於其他公司行號或個人所需，搶先你一步訂定，甚至給了訂金，尤其是你覺得理想的場地，別人也這麼覺得，因此場地的訂定最需要搶時間，訂下來後，就可以接著後續所有相關事宜的準備。對我來說，場地是辦研討會最需立即執行的項目。
這也就是為什麼一開始我提到，要弄清楚活動的目的與需求，這樣你在找尋場地的時候，才會有目標與範圍，幫助你快速導航到你想要的幾個場地選項。有關找場地的注意事項，我留待在談論場地那篇 (應該就是下一篇) 來細談。【進一步閱讀：03. 根據規模與目的，挑選研討會地點】
三、撰寫活動企劃書
活動企劃書通常不會在一開始就寫完整，往往要經過好幾版的修改後才會逐步完整許多。因為許多的資訊都還在蒐集與確認的過程，一但確認下來，才會將之更新。但這裡要提到的是，場地訂定下來後，就可以著手第一版 (初版) 的企劃書，初版的內容至少要有這些：活動目的、目標、(大方向/未定的)研討會主題、目標聽眾 (TA)、活動日期與地點、議程是半天？整天？連續幾天？議程分幾段、每段幾分鐘，議程表可以先劃出來，填上「預計/草擬」的講題方向與欲邀請的講師，現場預計會展示的展品。
再來就是放上Project control用的時程表，也就是這場活動的Action Plan，以表的方式寫明接下來哪些事情要Follow，誰要負責哪些事項、何時得完成的時間表。讓讀這份活動企劃書的人(項目的負責人/講師們)知道自己什麼時候該交東西給你，也讓他們了解活動的進程。
除了Action Plan之外，我還會在初版的企劃書中，放上廣宣計畫。針對這場活動，我在哪些時間點、會有哪些素材，透過哪些管道 (Media/Channel) 來發布。
四、研討會主題、講師邀約、講題、議程規劃
接下來就要明確定下研討會的主題名稱，並確認講師們有哪些人，在講師邀約時，告知講師們這次的活動主題名稱，在議程的規劃上，根據這個大主題之下，有哪些面向要探討與分享，每段演講需要多少時間，講師就根據所屬面向的專家來邀約，告知講師們他們演講的長度，並請講師們何時提供給你最終的講題、何時提供給你講義電子檔。
五、活動網頁、廣宣素材的製作、報名系統建置、媒體購買
擁有了上述主題、講題、講者、議程表、活動時間與地點後，即可開始製作活動網頁(Landing Page)，同時建置報名系統，報名系統上基本要有姓名、電話、Email、公司、部門、職稱等資訊。除了活動網頁之外，活動通常會透過EDM來廣發招生，EDM我認為一定要有，公司官網首頁放置Banner，導到活動頁面，除了貴公司的Database去邀請客戶之外，更重要的是新的聽眾，這部份就需要媒體代發EDM，因此研討會活動的預算，場地茶點的費用佔很大塊之外，最大塊的預算還是在廣宣與活動招生上。新聞稿的話就視情況而發，並非一定要有，如果你所舉辦的這場研討會充滿新聞價值，我覺得可以多加利用，從活動前的新聞曝光，到活動後的後續報導，讓話題更延續。
在這個階段，要更注意的是什麼時候該給哪家媒體廣宣素材，因為每家媒體的供稿期限不同，供稿後還需要發測試信，如果測試後有問題，還要回稿修改與解決問題等。因此這階段除了要趕在媒體廣宣時程前將文案、主視覺、EDM、Banner、文字廣告等內容備妥、設計好；還得注意媒體購買後，哪些時間要供稿、測試、發布。
如果活動現場有主視覺的佈置物，如海報、易拉展(易拉寶)、講桌板、形象牆/背板、桌花等，也一併於這個階段設計與準備。
六、報名統計
廣宣起跑後，接著每周會有固定一天，統計各管道而來的報名資訊，掌握報名人數的多寡與進度。當報名狀況不是很好的時候，要考量是否加碼媒體廣宣的部分；當報名狀況太好的時候，要考量如何解決爆滿、斟酌是否提早關閉報名系統，還是審核報名資格等各種方式。
報名人數過多、過少都令人擔心。那麼要怎麼抓報名人數呢？我通常會以我這次的活動目標人數、以及會議廳內的最大容納人數等綜合來考量。以台北地區來說，研討會的出席率平均大約五成，六成的出席率是還不錯，四成就不太好。但越往南部所舉辦的研討會，出席率越高，我曾在台中舉辦活動出席率達到七成，在台南和高雄曾經達到八成。
舉個例子，假設這場活動我希望有100個人出席，現場含臨時加椅子的情況下，可以塞下130人，那麼我會讓報名系統中的報名人數容納到250~270左右，再多就會考慮提早關閉或是額滿訊息等。另一種方式就是報名人數讓他達到350人為上限，然後審核報名者參與資格等。以上兩種各有各的考量，以老闆來說，會喜歡第二種做法，但我個人認為這樣的做法冒著一些影響品牌印象的風險，操作上要更小心。
七、活動前一周要做的事情
蒐集講義電子檔、講義排版與印製，活動當天工作人員分配、活動行前會、工作人員手冊製作並提供給工作人員、司儀的台詞、展品與物資打包、物資寄送(shipping)、訂茶點(種類/數量)、贈品與文宣品的準備(型錄/DM)、問卷印製、最終報名統計，製作學員簽到表、印出報名學員名冊。活動前三天，發活動出席提醒信，行有餘力或有多預算者，可委外做學員行前電話提醒。
進一步閱讀：
有關行前會與工作人員手冊，我原本要寫這篇，但是想想這細節其實跟辦展覽時的邏輯很相同，因此我就不額外再開另一篇來撰寫，想了解開行前會與工作人員手冊怎麼做的人，可以進一步參考這篇文章：【如何辦展？】17. 行前叮嚀-印出要攜帶的文件
八、活動當天執行
進一步參考這篇文章：【如何辦研討會？】12. 活動當天的流程規劃與工作分配
九、活動後：出席統計、問卷統計、結案報告
進一步參考這篇文章：【如何辦研討會？】13. 結案報告怎麼寫
最後，我用一張Action Plan說明研討會活動的準備事項，以及旁邊帶有假擬的準備日期，讀者們可以從準備事項與日期，去大致感覺一下各事項需要多少時間來準備。
(可以到下載專區下載這張Excel表)
