【如何辦展？】17. 活動期間，哪些文件要印出攜帶？
每次活動前一天，嚴謹地說，是進場場佈的前一天，要準備將一些要帶到展場的資料印出，我通常會準備像下面這樣的資料夾，附有透明pp塑膠套20或40頁，可將印出的A4文件放入的那種。
展前叮嚀：展覽期間，哪些資料要印出攜帶呢？
我列出我會印出且放在資料夾裡的資料，如下，稍待我再一一說明各資料的用途以及為什麼要印。
13. 展品開機與關機的SOP：有幾套就要有幾份，產品單位提供內容，你印出來後帶到活動現場，可預先放到資料夾中帶去。 (2018/8/17補充此資訊)
表：「展前要印出的資料清單」，陳郁富 2018.8.13製表
1. 攤位平面圖、立面圖：
攤位平面圖/俯視圖與立面圖印出，於進場場佈時就會使用到，場佈通常會兩天，第一天是攤位設計商進場搭建攤位的時間，而第二天才會是你與進場人員抵達現場的日子。到場後，除了接貨、清點貨物、把該區域貨物放置到定點位置外，另外，身為活動總召的你，此時要根據你手上印出最終版攤位設計圖，也就是標有尺寸的平面圖/俯視圖與立面圖，一一核對攤位內各處實際狀況是否符合。若不符合，則立即向攤位設計商提出，要求對方改進，如果對方無法改，沒有照著圖面走，那麼事後要和設計商追究看是否扣款等。
圖說：攤位立面圖範例 (以一個攤位為例)
2. 展品區域配置圖：
根據攤位平面圖/俯視圖上各區域擺放的Demo，你可以立即讓東西就定位，這個圖面你可以印個兩份，現場如果你的另一名同事，你可以請他幫忙將物品根據圖面放置，此時你可以先去忙別的事情。這也就是上面所提到得第二點：展品區域配置圖。
圖說：此為攤位平面圖，也可以說是俯視圖
此圖為富習小學堂重製，製作範例
3. 規格牌清單：
攜帶規格牌清單，也是在進場場佈時就會用到，透過這張清單，你可以很快速地清點規格牌的數量、尺寸是否正確，比方某個展品型號他要一次製作三張，而且有的是壁貼式，有的是桌立式。而桌立式和壁貼式的規格牌有哪些，這時後就可以注意到桌立式的背後要有腳架，壁貼式的背後要有背膠，這張表真的很好用，因為每次在進場的時候，都可以發現規格牌哪些部分是廠商有做錯的地方，可以馬上追蹤到，然後立即修正。
再來就是一堆規格牌在手，你的同事可能會問你：「請問這些要放在哪邊？」你就把這張清單給他，請他幫你將這些規格牌放置到上頭標示的展區，這時你又騰出時間可以去忙其他的事情，因為在那天，很多人都會來問你一堆事情，等著你下指示。有這張表，就可以幫助你有效率地溝通、給予指令。
如果你想複習一下規格牌清單與製作要領，可延伸閱讀這篇：【如何辦展？】8. 規格牌製作要領
4. Demo Layout：
展品的Layout就是放置在展桌上各個位置的圖示，之前在展覽企畫書(Proposal)那篇有提到，Demo Layout是一個展桌就用一張投影片Slide來繪製(放置)。所以，假設你有五張展桌，分別放置不同的展品，此時你要印出五張Slide，我建議你每一套展品/每一張桌子，就印出兩頁。
我習慣到了現場後，在每張展桌上，放置所屬的Demo Layout，另一份紙本就留在自己手上。這樣幫忙的同事們，就不會一直跑來問你什麼東西要怎麼擺、要放在桌面的哪裡等。展桌上就有這個Layout，他們可以立即自己看，然後自動地把展品放到桌面上，並且是對的位置。而你手上那份Layout，就是你到處巡視的時候使用，你作Double check。
有關展桌上的展品Layout，可參考下圖範例，我也把展桌上方的海報區與展區主題名稱標示出來，這樣大家看了應該會比較清楚吧。
5. 電力 / 網路 / 設備需求表：
這份也是場佈的時候，你與攤位設計商確認各個設備的用電，確認哪邊有拉了220V的動力用電，哪些設備配什麼樣的Cable，例如螢幕等，哪些呎吋的螢幕擺放在哪邊等。
6. 簽到表：
這是進場時不會用到，但秀展期間每天都會用到的表。展幾天就有幾天的簽到表，在進場那天全數帶去。簽到表每天的站展人員我通常事先Key在表中，並且每個人的名字旁邊再次放上她們的手機，雖然有通訊錄，但每天早上簽到點名的是Booth Manager，我總不希望有人遲到了，結果Booth Manager跑來跟你要遲到同仁的電話（雖然有準備通訊錄，但有時候會有人懶得翻，要你去翻出電話念給他聽），降低別人來跟你問東問西的機會，所以我每天的簽到表上，在站展人名的旁邊都會事先備妥他們的聯絡電話，這樣也不用翻資料找來找去，可以提升工作效率。
簽到表的範例如下：
７. 站展名單 (2份)：
一份放在資料夾中，一份你可以在展場放在身上。雖然有簽到表，但是簽到表是一天一頁，站展名單就是一連好一天的站展人力彙整成一頁，方便你鳥瞰。放在資料夾中，是提供一些人可以拿資料夾來看，放在你身上是方便有人來問你事情時，你直接拿出這張"人力地圖"，告訴對方那個誰誰誰哪天何時會在這裡出現。這裡就不再放站展名單的範例了。延伸閱讀：【如何辦展？】10. 人力安排與站展名單
8. 通訊錄：
這邊要提醒的是，通訊錄不是只有放站展人員的聯絡方式，還要放貨運廠商、大會窗口、攤位設計商窗口的聯絡電話喔。放一頁通訊錄於資料夾中，方便需要的人可以一目了然，迅速找到電話。
9. 工作人員手冊 (Staff Hand Book)：
這部份我也不用細說，因為前面有篇文章在說明這項，您可進一步閱讀，基本上，我一定會把這份印出來帶在身上。延伸閱讀：【如何辦展？】13. 行前會與工作人員手冊
10. Hand Carry Invoice：
11. Packing List (去程+回程)：
12. Invoice (去程+回程)：
如果你是海外參展，那麼這三項要帶在身上；倘若是國內參展的話，就只要帶Packing List。
尤其是要撤場回來的Packing list與Shipping list（Invoice），上頭最好保留幾個空白的欄位，同時我們會直接在List上刪除品項，尤其某些展品後來說要留在當地公司，或是消耗品用罄等，會用刪除線化掉，或增加要寄回的品項（比方手提過去，但回來想用寄回）。
另外就是，如果有東西是寄去，但是回來時需要你自行攜帶，就要Hand carry的品項之Packing list與Shipping list（Invoice）放在身上，以備你通過海關時被臨檢開行李箱查驗。
詳細的內容，你可延伸閱讀：【如何辦展？】16. 海內外展品寄送須知
13. 展品開機與關機的SOP：
有幾套就要有幾份，產品單位提供內容，你印出來後帶到活動現場，可預先放到資料夾中帶去。 (2018/8/17補充此資訊)
(完)