【如何辦展?】17. 活動期間,哪些文件要印出攜帶?
每次活動前一天,嚴謹地說,是進場場佈的前一天,要準備將一些要帶到展場的資料印出,我通常會準備像下面這樣的資料夾,附有透明pp塑膠套20或40頁,可將印出的A4文件放入的那種。


展前叮嚀:展覽期間,哪些資料要印出攜帶呢?
我列出我會印出且放在資料夾裡的資料,如下,稍待我再一一說明各資料的用途以及為什麼要印。

13. 展品開機與關機的SOP:有幾套就要有幾份,產品單位提供內容,你印出來後帶到活動現場,可預先放到資料夾中帶去。 (2018/8/17補充此資訊)
表:「展前要印出的資料清單」,陳郁富 2018.8.13製表
1. 攤位平面圖、立面圖:
攤位平面圖/俯視圖與立面圖印出,於進場場佈時就會使用到,場佈通常會兩天,第一天是攤位設計商進場搭建攤位的時間,而第二天才會是你與進場人員抵達現場的日子。到場後,除了接貨、清點貨物、把該區域貨物放置到定點位置外,另外,身為活動總召的你,此時要根據你手上印出最終版攤位設計圖,也就是標有尺寸的平面圖/俯視圖與立面圖,一一核對攤位內各處實際狀況是否符合。若不符合,則立即向攤位設計商提出,要求對方改進,如果對方無法改,沒有照著圖面走,那麼事後要和設計商追究看是否扣款等。

圖說:攤位立面圖範例 (以一個攤位為例)
2. 展品區域配置圖:
根據攤位平面圖/俯視圖上各區域擺放的Demo,你可以立即讓東西就定位,這個圖面你可以印個兩份,現場如果你的另一名同事,你可以請他幫忙將物品根據圖面放置,此時你可以先去忙別的事情。這也就是上面所提到得第二點:展品區域配置圖。

圖說:此為攤位平面圖,也可以說是俯視圖
此圖為富習小學堂重製,製作範例
3. 規格牌清單:
攜帶規格牌清單,也是在進場場佈時就會用到,透過這張清單,你可以很快速地清點規格牌的數量、尺寸是否正確,比方某個展品型號他要一次製作三張,而且有的是壁貼式,有的是桌立式。而桌立式和壁貼式的規格牌有哪些,這時後就可以注意到桌立式的背後要有腳架,壁貼式的背後要有背膠,這張表真的很好用,因為每次在進場的時候,都可以發現規格牌哪些部分是廠商有做錯的地方,可以馬上追蹤到,然後立即修正。
再來就是一堆規格牌在手,你的同事可能會問你:「請問這些要放在哪邊?」你就把這張清單給他,請他幫你將這些規格牌放置到上頭標示的展區,這時你又騰出時間可以去忙其他的事情,因為在那天,很多人都會來問你一堆事情,等著你下指示。有這張表,就可以幫助你有效率地溝通、給予指令。
如果你想複習一下規格牌清單與製作要領,可延伸閱讀這篇:【如何辦展?】8. 規格牌製作要領

4. Demo Layout:
展品的Layout就是放置在展桌上各個位置的圖示,之前在展覽企畫書(Proposal)那篇有提到,Demo Layout是一個展桌就用一張投影片Slide來繪製(放置)。所以,假設你有五張展桌,分別放置不同的展品,此時你要印出五張Slide,我建議你每一套展品/每一張桌子,就印出兩頁。
我習慣到了現場後,在每張展桌上,放置所屬的Demo Layout,另一份紙本就留在自己手上。這樣幫忙的同事們,就不會一直跑來問你什麼東西要怎麼擺、要放在桌面的哪裡等。展桌上就有這個Layout,他們可以立即自己看,然後自動地把展品放到桌面上,並且是對的位置。而你手上那份Layout,就是你到處巡視的時候使用,你作Double check。
有關展桌上的展品Layout,可參考下圖範例,我也把展桌上方的海報區與展區主題名稱標示出來,這樣大家看了應該會比較清楚吧。

5. 電力 / 網路 / 設備需求表:
這份也是場佈的時候,你與攤位設計商確認各個設備的用電,確認哪邊有拉了220V的動力用電,哪些設備配什麼樣的Cable,例如螢幕等,哪些呎吋的螢幕擺放在哪邊等。

6. 簽到表:
這是進場時不會用到,但秀展期間每天都會用到的表。展幾天就有幾天的簽到表,在進場那天全數帶去。簽到表每天的站展人員我通常事先Key在表中,並且每個人的名字旁邊再次放上她們的手機,雖然有通訊錄,但每天早上簽到點名的是Booth Manager,我總不希望有人遲到了,結果Booth Manager跑來跟你要遲到同仁的電話(雖然有準備通訊錄,但有時候會有人懶得翻,要你去翻出電話念給他聽),降低別人來跟你問東問西的機會,所以我每天的簽到表上,在站展人名的旁邊都會事先備妥他們的聯絡電話,這樣也不用翻資料找來找去,可以提升工作效率。
簽到表的範例如下:

7. 站展名單 (2份):
一份放在資料夾中,一份你可以在展場放在身上。雖然有簽到表,但是簽到表是一天一頁,站展名單就是一連好一天的站展人力彙整成一頁,方便你鳥瞰。放在資料夾中,是提供一些人可以拿資料夾來看,放在你身上是方便有人來問你事情時,你直接拿出這張"人力地圖",告訴對方那個誰誰誰哪天何時會在這裡出現。這裡就不再放站展名單的範例了。延伸閱讀:【如何辦展?】10. 人力安排與站展名單
8. 通訊錄:
這邊要提醒的是,通訊錄不是只有放站展人員的聯絡方式,還要放貨運廠商、大會窗口、攤位設計商窗口的聯絡電話喔。放一頁通訊錄於資料夾中,方便需要的人可以一目了然,迅速找到電話。
9. 工作人員手冊 (Staff Hand Book):
這部份我也不用細說,因為前面有篇文章在說明這項,您可進一步閱讀,基本上,我一定會把這份印出來帶在身上。延伸閱讀:【如何辦展?】13. 行前會與工作人員手冊
10. Hand Carry Invoice:
11. Packing List (去程+回程):
12. Invoice (去程+回程):
如果你是海外參展,那麼這三項要帶在身上;倘若是國內參展的話,就只要帶Packing List。
尤其是要撤場回來的Packing list與Shipping list(Invoice),上頭最好保留幾個空白的欄位,同時我們會直接在List上刪除品項,尤其某些展品後來說要留在當地公司,或是消耗品用罄等,會用刪除線化掉,或增加要寄回的品項(比方手提過去,但回來想用寄回)。
另外就是,如果有東西是寄去,但是回來時需要你自行攜帶,就要Hand carry的品項之Packing list與Shipping list(Invoice)放在身上,以備你通過海關時被臨檢開行李箱查驗。
詳細的內容,你可延伸閱讀:【如何辦展?】16. 海內外展品寄送須知
13. 展品開機與關機的SOP:
有幾套就要有幾份,產品單位提供內容,你印出來後帶到活動現場,可預先放到資料夾中帶去。 (2018/8/17補充此資訊)
(完)