【如何辦展？】13. 行前會與工作人員手冊
當你彙整出第一版的站展名單後（大約展前三周），這等同你有95%確定了哪些人會協助站展。那麼你可以準備先發會議通知信（展前三周），booking這些人的時間，請他們參加行前會（Preshow training），然後你就可以開始著手準備Preshow training的簡報製作，簡報完成後，工作人員手冊也差不多快要完備。
一、行前會準備事項與步驟：
1. 發會議通知信（給站展名單中的人）
2. 準備Preshow training簡報（PowerPoint）
3. 準備工作人員手冊（Staff Handbook）
4. 寄發工作人員手冊給站展人員，請他們印出攜帶
二、發佈Preshow Training會議通知的注意事項：
Outlook寄發會議通知信時，內文中要寫事情原由，告知是XX展覽活動的行前會，目的是讓所有的站展人員了解這場活動的相關資訊，以及各套展品是在做甚麼、主打什麼展品、客戶詢問問題時怎麼應對等。關於活動相關資訊，就是由您（活動主辦人）向大家簡報說明；而各套展品的介紹與解說，則由產品部門的應用工程師（AE）或產品經理（PM）主講。
因此，信中你還要列出會議議程表，並且「用電話」特別通知列在議程表中的講者，因為我曾經發生過會議通知信裡，議程表中列為講者的人，在會議當天不知道自己要做簡報介紹展品，但幾個人都有按回覆接收參加會議。避免有人未留心導致悲劇產生，所以除了會議通知信發出外，把自己當成保母一樣，特別打個電話給幾位列為講者的人們吧。
三、行前會之會議通知信裡必備的訊息有哪些？
1. 會議主題：XXXX展覽行前會
2. 會議目的：了解活動資訊與注意事項、各套動態展品介紹、新產品Highlight
3. 展覽時間、地點、攤位號碼
4. 議程表：主題、講者、以及各段講題時間（如果在海外的話，記得提醒時間是以哪個時區為準）
5. 附加檔案：Proposal （會議當天使用的是行前會的簡報）
四、行前會簡報內容怎麼寫：
簡報內容以你（承辦人）於會議當天要跟所有站展人員溝通的訊息為主，包含：展覽時間地點、我們的攤位位置、競爭對手在哪、攤位樣貌、展品擺放位置與動線、集合時間地點、穿著（Dress code）、展了什麼、文宣品與贈品準備了哪些、文宣品與贈品根據不同用途怎麼送、Leads蒐集時要注意什麼事.......等。雖然要佈達上述事情，但我會在簡報第一頁中，放置今天這場會議的議程表，在大家陸續抵達會議室前秀出議程。
五、行前會簡報的撰寫內容架構：
1. 議程表 Agenda：如前方所述
2. 活動簡介 Introduction：內容包含下述資訊
- 活動名稱 Event:
- 活動日期與時間 Date:
- 活動地點 Venue:
- 攤位號碼 Booth No.:
- 攤位大小 Booth Size:
- 攤位展出主題 Main Theme:
- 目標 Goal:
- 目的 Objective:
3. 站展須知 Notice
- 服裝 Dress code：
- 參展證 Badge：XXX時間提供 (或會議現場提供)
- 儲藏室 Storage：站展時個人包包與物品請放置在儲藏室，擺放整齊
- 展展的集合時間、地點
- 進場佈展的集合時間、地點
- 用餐須知
4. 站展名單 On-duty list：並提醒上 / 下午班次抵達時間、簽到等注意事項
5. 攤位位置圖 Floor Plan：告知你公司的位置、競爭對手、合作夥伴的位置
6. 攤位規劃 / 攤位平面圖 Booth Plan：說明動線、哪邊會是人潮、主打產品在哪、儲藏室位置等
7. 攤位樣貌 Booth Layout：讓站展人員對這次的攤位樣貌有所印象
8. 展品清單 Demo list：一目了然的方式讓眾人知道展出的輪廓、重點
9. 文宣品用途、數量、與發送原則 Catalog / Brochure / Flyer / DM
10. 贈品用途、數量、與發送原則 Giveaway
11. 附件 Appendix：Demo Layout （避免產品介紹的講者沒有準備）
這裡我想針對投影片第二頁Slide有關活動資訊裡頭的「目標」多做些預防性的提醒與建議做法，因活動最終要檢討的是目標達成的狀況。雖然簡報中有寫目標，並且會議上也口頭報告過，但我建議關於「目標與數字」，最好做個珍珠板立牌放大大的在攤位的接待桌上，因為過去也發生過這個例子，站展人員表示不清楚目標，因此沒有衝刺達成。即便會議上有說、簡報中有寫、工作手冊中也有強調，既然曾經有過「千錯萬錯都是你沒交代清楚的錯」，那麼就做個大大的牌子放在接待桌（Information Desk）區域，20 公分寬與高左右，這樣應該所有的站展人員都相當清楚目標，這樣就不會有其他的藉口或說詞，眼睛都要張大大的，哈哈哈哈。
六、如何準備工作人員手冊（Staff Handbook）？
如果你的行前會簡報內容按照上方的架構準備，那麼接下來在準備工作人員手冊的時候就會輕鬆許多。說明如何準備之前，我先反問您一個問題：為什麼要有工作人員手冊？這個問題您可以先想過，等一下到最後我再說我的理由，看看你想的是不是看我一樣。
工作人員手冊（Staff handbook）架構如下，有標底線的部分就是行前會簡報中沒有列的資訊：
01. 活動資訊
02. 進場須知 Move-in
03. 站展須知 On-duty
04. 注意事項 Notice：內容比行前會簡報更詳細，包含參展證、場佈服裝、在何時要到辦公室、攜帶通關文件、展品損壞處理、插座用電方面的提醒等。
05. 站展名單On-duty List
06. 展場平面圖 / 攤位位置圖 Floor Plan
07. 攤位平面圖 / 攤位動線規劃 Booth Plan
08. 交通資訊：若海外參展，或國內於其他縣市辦展 (如何到飯店、如何從飯店到展場、如何從展場到機場或車站)。
09. 住宿資訊：若海外參展，或國內於其他縣市辦展，住宿地址與通訊、check-in /check-out時間。
10. 通訊錄：含工作人員、大會窗口、攤位設計商窗口、貨運聯絡窗口、飯店電話、海外辦事處 (若在海外辦展)。
最後，我要回答前面問你的問題：為什麼要準備工作人員手冊？因為所有的站展人員都須要掌握上述資訊，就像我們參加旅行團出國旅遊，旅行社會給你一本手冊，裡頭有所有的相關注意事項，在你需要的時候給你最完備的資訊。因此，一旦行前會議結束，我通常在會議前幾個小時，或會議後立刻將此手冊寄出給所有站展人員，手冊用 word 檔製作，最後記得轉成 PDF 檔，請在信裡提醒所有人自行印出，展覽期間帶在身上。
(完)