【如何辦展】12. 文宣品與贈品用途及規劃
這篇文章提醒你思考文宣品與贈品的用途，了解如何規劃和準備。當你的廣宣製作完畢並且開始執行，以及站展名單調查中，此時已經接近一個秀展事前籌備期的後半。你可以開始思考秀展期間你哪些文宣品要放置在攤位內、要帶哪幾種、要帶多少的量去、放置在哪些區域？哪些贈品要準備、贈品怎麼給、用途是什麼？並且開始著手規劃，製作一頁清單放置於企劃書（Proposal）中。
一、文宣品的種類：
文宣品包含像是型錄（Catalog）、冊子（Brochure）、傳單（Flyer）、DM、規格書（Datasheet）等。如果公司的產品種類繁多，厚厚一本的型錄（Catalog）廣發就顯得成本很高，但型錄中囊括的產品最齊，所以通常秀展中需要準備型錄，好讓業務可以因應客戶如果在現場，詢問到展品以外的需求，這時業務就可以從型錄中找到適合該客戶使用的其他解決方案。
而冊子（Brochure）通常是某個大產品線之下的第二層產品線，會將該線的相關產品做成一本較薄的冊子，例如自動化這個產品線，底下有機器視覺與運動控制，那麼「機器視覺」、「運動控制」可分別做冊子，如果秀展中剛好又分這兩個展區，那麼這個需求量就會很大，而且冊子挺適合讓客戶取用帶走，方便他們回去後作採購上的評估，因此如果你這次展出的重點，有多項都包含在冊子裡，那麼冊子就很重要，要備妥足夠的數量。
另外，傳單（Flyer）與DM大多是針對今年主推的或明星產品規劃的內容，這兩者的差異在於大明星與小明星的差異，大力推的就佔較多的版面，也就是使用Flyer，想推但沒有包裝得很用力的就用DM。通常，秀展中的主打展品，它所使用的產品大多有製作Flyer，由於內容較薄，比較有可能內容上的在地化語言翻譯，比方你的秀展在日本、韓國，就翻譯成當地語言印出，台灣也是一樣，若可以的話，Flyer 能夠繁中化的話，對客戶的使用上與評估上會更有利。
儘管號稱許多台灣人的英文能力不錯，但就語言的親近性，繁中版的文宣品對台灣當地的客戶來說親切許多，另外，我也常在展場上被路過的參觀者詢問是否能提供中文版的型錄，可見在地化語言的文宣品可以讓參觀者更有意願"讀你一遍"。但如果你時間有限，準備不及，在台灣的秀展你還是可以用英文版的文宣品沒關係。但若是日韓市場，尤其是日本市場，沒有日文版文宣、攤位內各處都沒有翻成日文，那就別展了，因為等於把上百萬丟到水裡。
二、文宣品的規劃：
由於文宣品用途各有不同，外加你還要考量你公司有出版哪些種類、哪些產品/展品有哪種文宣品，需要以表列下規劃要帶去的文宣，在表中列出文宣的種類、是哪款文宣（文宣編號）、數量（多少本）、單價、備註該文宣為什麼主題的產品、包裝資訊：如一箱有幾本（____ pcs per box）、總共幾箱（____ Boxes）等。至於為什麼我列了單價，這像你若不備在表格中也沒關係，因我列出單價，是方便我掌握在文宣品部分的預算，成本有多少（這部分的資訊連動到預算與費用的掌控）。
因此，我通常對準備的文宣品資訊，會用Excel製作這張清單，到時候在撰寫Proposal的時候，有關文宣品規劃的資訊，你就可以貼到簡報中，成為你企劃書內容的一部份。
文宣品規劃 - 範例 1
文宣品規劃 - 範例 2
有的時候，我甚至會在 Proposal 中，將文宣品的各個封面圖片在投影片中展示，並且標註型錄與贈品的用途、數量，還有愛的小叮嚀，告訴站展人員這些物資要怎麼妥善使用。
三、贈品用途與規劃：
贈品也是相同的道理，活動中廣發用的贈品，例如填問卷就送，單價建議在25元以下，對於VIP客戶或媒體來訪的贈品，你就要備幾套價值較高的在攤位上。另外，還有更高價但數量更少的贈品，通常拿來抽獎用，往往作為最大獎項，如果你有安排抽獎活動的話，在準備剛剛說的這個高價產品。但就前兩者用途，是在秀展中絕對必要的項目。
就用途而言，我們以4天的秀展、8個攤位大致來估算，大致分成下面四類：
1. 廣發用、填問卷用的贈品：價格建議在25元以下，數量可以抓在600個。
2. 既有客戶來訪：贈品價格可以在80至150元之間，準備50 ~ 100個放在攤位內供業務視情況使用。
3. 媒體來訪、VIP客戶來訪：準備價格高於200至500元間的贈品。這部分大約備個10至20個間。
4. 攤位提袋：數量可抓400至600個之間。過去許多秀展常看到紙袋，紙袋價格平均一個20至40元之間，隨著環保意識抬頭，現在展覽中使用不織布、帆布、尼龍布等布料提袋比例超高，價格從20元到70元都有，當然，用料與作工反應在價格上，呈現的質感好壞也有差。
提袋通常用來提供參觀者裝型錄用，製作時記得考量參觀者方便肩背的設計。我服務的公司由於統一時間製作提袋，出發點以平常業務使用為主，參展為輔，混合了不同的目的，因此提袋的設計就無法針對展覽提供對參觀者最佳的使用經驗，這點比較可惜。若你的預算足夠，平時業務用與活動用可以分兩款設計，那麼對於參觀者的好感度會更加提升。
在贈品的規劃上，我會在Proposal中列出這頁，附上贈品圖片，這將有利於活動的行前會上（Preshow training），讓所有的站展人員了解贈品樣貌，知道在現場該怎麼把贈品送出去。不然可能有人隨意使用，等到需要的時候反而贈品短缺。下面兩頁為我曾經放在企劃書中的Giveaway內容，除了贈品圖片外，還包含品項、物品數量、箱數、用途等資訊。
贈品規劃 - 範例 1
(完)