【如何辦研討會？】09. 報名人數怎麼抓？

報名統計（Registration data collection）

廣宣起跑後，接著每周會有固定一天，統計各管道而來的報名資訊，掌握報名人數的多寡與進度。當報名狀況不是很好的時候，要考量是否加碼媒體廣宣的部分；當報名狀況太好的時候，要考量如何解決爆滿、斟酌是否提早關閉報名系統，還是採用審核報名資格等方式。

報名人數過多、或過少，都令人擔心。那麼，要怎麼抓報名人數呢？我通常會以我這次的活動目標人數、以及會議廳內的最大容納人數等綜合來考量。以台北地區來說，研討會的出席率平均大約五成，如果出席率有到六成是還不錯，倘若為四成多就不太好。但越往南部所舉辦的研討會，出席率越高，我曾在台中舉辦活動出席率達到七成，在台南和高雄曾經達到將近八成。

舉個例子，假設這場活動在台北地區舉辦，我希望有100個人出席，現場含臨時加椅子的情況下，可以塞下130人，那麼我會讓報名系統中的報名人數容納到250~270左右，再多就會考慮提早關閉或是額滿訊息等。另一種方式就是報名人數讓他達到350人為上限，然後審核報名者參與資格等。

以上兩種各有各的考量，以老闆來說，會喜歡第二種做法，但我個人認為這樣的做法冒著一些影響品牌印象的風險，操作上要更小心。尤其「審核參加資格」這件事情，你要把審核的標準列明，而且在報名系統開放時，就需在文案/活動說明頁面中寫清楚，不然反而容易導致客戶埋怨。

至於要提高出席率，活動前夕的提醒出席信是必要的，必竟廣宣發出去後，有人在活動三四個禮拜前報名，生活忙碌，可能忘了他曾經報名研討會報名研討會，如果你還有多的資源(時間/金錢/人力)可用來作行前的電話出席提醒更好，同時也可以粗估可能的出席人數。關於活動出席「提醒」的部分，我在下一篇文章進行說明。

(End.)