【如何辦研討會？】12. 活動當天的流程規劃與工作分配

一、人力配置、工作分配

• 研討會當天活動開始前 (報到前的場佈工作)

內場：

接待講師、開場者和講師與司儀進行彩排、負責電腦設備的人測試投影片/麥克風/音源線等，如果現場有要錄影，則架設錄影設備，另外，活動尾聲的抽獎活動用贈品擺放，如抽獎箱、簽條、贈品等；以及場內佈置，若有講桌海報、桌花、廳內的易拉展與海報佈置等。

外場：

如果是半天的活動，要有人安排工作人員們的中餐，有的場地可以外訂便當進來使用，有的場地不能攜帶外食，這時要先想好到附近哪裡用餐。

另外，報到桌的部分，活動前要將講義包裝袋，講義包裡會放置：型錄、講義、問卷、筆，分裝好講義包後，報到桌也要擺上學員名冊、簽到表、簽到用的筆，如果有要發送廣發用的贈品，看是否要事先放入講義包，還是另外隨回收問卷來發送。

再來就是展示區，展品架設與擺放、展桌旁放置名片架與業務名片，以及放上型錄、產品規格書(Datasheet)、Flyer等，方便活動進行時參觀展品時，讓客戶與業務可以隨手取得翻閱。展品旁邊放置海報、規格牌(Spec card)；走廊的區域放置易拉寶與指引立牌。

• 研討會活動開始之工作項目

內場：

活動開始的時候，內場要有人擔任開場者，司儀負責活動注意事項的提醒與串場，另外，有專人負責電腦設備如投影片切換、遞麥克風、投影筆問題的排解等。場地後方需有人協助舉時間牌 (準備時間牌)，每5、3、1分鐘舉牌一次，並準備「時間到」的牌子提醒各個演講者，以利掌控議程時間。不論場內活動進行時還是場外報到時、中場茶點使用與參觀展品時，皆需有人負責拍照。活動尾聲之時，若有抽獎活動，則需有人協助遞抽獎贈品、給中獎者簽獎品簽收單，並且工作人員協助回收問卷。

外場：

報到時間最為忙祿，除了部份講師陸續到來需有人接待與聯繫之外，報到桌處理報到手續通常有一個人查看學員名冊，另一人收取學員名片並指引簽到表上的簽名處，並協助將其名片釘在問卷的左上角，第三人則遞交講義包。當學員們完成報到手續、領到講義包時，須有工作人員導引客戶入座，當位置仍多之時，引導客戶往中間位置就座，當報到快到尾聲時，導引的人員協助找到哪裡還有零星的空位，讓客戶可以用最快的速度找到位置。另外，需有人協助與場地確認茶點出餐時間，與最後付款及索取發票。

以下列表整理活動前後的工作事項、人力分配：

表：活動前後的工作事項 (陳品縈製表 2019.8.15)

二、活動流程表 ：

表：活動流程表Run down參考範例 (陳品縈製表 2019.8.15)

有關活動流程表 範本，請到「下載專區」取用。