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【如何辦研討會？】11. 不掉漆的物資準備法
準備研討會所用物資，您可以參考下方我所列的項目，數量根據你們公司的需求來抓，品項的部分基本上圍繞在下述物品中，您準備的過程中核對一下，避免有漏掉之虞。
研討會用的物資有哪些？
- Catalog：產品型錄
- Flyer：產品傳單
- Datasheet：產品規格書
- Handout：講義
- Questionnaire ：問卷、填寫問卷的筆
- Sheet：簽到表 (含空白簽到表格)、學員名冊
- Giveaways ：抽獎贈品、獎品簽收單、廣發用贈品、提袋(或講義袋/A3大信封袋)、抽獎箱
- Tools ：延長線、螺絲起子、六角板手、延長線、HDMI/DVI轉接線
播放用途：
- 播放用設備：筆記型電腦、投影筆/翻頁筆、電池(翻頁筆用)
- 播放檔案(一)：會議前/茶點期間/頒獎用/散場用音樂檔)
- 播放檔案(二)：講師投影片Slide、會議前公司影片 Video、Demo用影片 Video for Demo Area)
- Stationary：原字筆、簽字筆、麥克筆、 名片架、名片收納盒、業務名片、釘書機、釘書針、封箱膠台、封箱膠帶、刀片、剪刀、手機架(放板卡用)、板夾(夾問卷用)
- Decoration佈置物：海報、易拉展(易拉寶)、講桌板、形象牆/背板、桌花、Mic牌、A3/A4壓克力架、海報掛勾、布膠
- Spec card：展品規格牌 + (紙腳架、布膠)
- Demo kit：靜態展品、動態展品、螢幕、線材
- Other：倒數時間牌 (控時間用，給講師們看還剩下多少時間)
打包時的注意事項
- 做麥頭：箱號、公司名稱、內容物、活動名稱、寄送地址(或哪個飯店/哪個廳)。
- 貼麥頭：一個箱子至少側邊雙面。
- 同類物品放一箱。
- 箱子：國外要用五層紙箱，三層的會破；另外，如果寄送國外，你的講義與型錄等紙類的物品，最好寄出前可以用工業用包膜(像保鮮膜)捆包，避免Shipping過程中淋雨淋濕紙箱破掉。
- 編箱號：型錄/贈品等消耗品，從最後號碼往前編列 (因消耗品在最後幾箱，用掉就可以直接從Packing List上刪掉)。
- 打包完成後，建 Packing List。其實你在打包的過程中，最好拿一張紙，稍為記錄一個箱子裡頭有哪些東西，箱子可以先用便條紙或3M貼箱號，方便你事後做Packing List，並且這些箱號你可以在編完Packing List後，再去更動3M臨時貼的箱號貼紙。
- Hand Carry的部分，也要列在Packing List中，這樣才會清楚那些東西在誰手上，誰會帶，避免工作人員A以為工作人員B會帶，彼此覺得對方會帶，結果都沒帶到。
Packing List的範例
(End.)