【如何辦研討會？】10. 提醒信，提升活動出席率
提醒信（Remind Letter）
活動前三天，發活動出席提醒信（學員+講師）；行有餘力者（時間/預算/人力），可委外做學員行前電話提醒。下面示範研討會給學員的提醒信，你們可以再調整內容為貴公司的活動：
【Tips】活動前3 - 5天寄發
信件主旨：【報到通知信】 提醒您出席月日數位行銷研討會 開始報到
敬愛的報名者 您好,
感謝您報名參加 富習小學堂 （fufusee.com）所舉辦的 「掌握數位時代的行銷趨勢 ─ 數位行銷研討會」，特以此郵件作為您的 報到通知信！敬請於 月 日（星期三） 至 台北寒舍艾美酒店 「廳」台北市信義區松仁路號，憑此封「報到通知信」及「名片二張」辦理報到手續，誠摯邀請您準時報到入席！
【活動資訊】
順頌商祺
富習小學堂 上
除了學員要提醒之外，講師也須要來封提醒信，內容參考如下：
【Tips】活動前三天寄發
信件主旨：【智慧製造研討會】請講師們於 4/24(三) 13:00 抵達會場
各位講師們 您好,
8月14日(星期三) 「掌握數位時代的行銷趨勢 ─ 數位行銷研討會」，
活動將於13:30舉行，台北寒舍艾美酒店地下室設有停車場。
- 所有簡報會集中統一由行銷部的筆電進行播放簡報，請提供Powerpoint檔。
- 一律採用講師們活動前提供的電子檔播放檔案，以利會議順利進行、時程掌控。
- 請講師們務必於活動當天 13:00 抵達會場 standby ，並找陳小姐 報到 (0925-ZZZ-OOO)。
- 其他的硬體或影音播放需求，請先告知 Melody，已便向場地單位確認設備需求，同時亦可將您的檔案或影片事先提供給Melody 協助於進場當天進行預先測試。
- 另外詢問，講義電子檔是否可以在活動會後一周提供給學員？ (請回覆此信，是 / 否)
提醒電話怎麼打？如果你不知道怎麼起頭打這通電話，你可以參考我的講稿照著做：
嘟~~~嘟~~~嘟~~~，電話那頭接起電話…..
活動小組：您好，請問是XXX先生/小姐嗎？
報名者A: (是的，請問您哪裡?)
活動小組：我這裡是富習小學堂的活動小組，您在七月中有報名8月14日(星期三)的 「掌握數位時代的行銷趨勢 ─ 數位行銷研討會」，我們這幾天會寄發「報到通知信」給您，請您報到時用手機出示報到通知信的畫面，或是印出來皆可，並提供兩張名片。
活動小組：另外，由於距離七月中您的報名有段時間，因此也想跟您確定您下週三是否會出席，方便我們作個統計。
報名者A: (回答 – 會的 / 不會) 活動小組請紀錄他出席與否
【客戶回答會參加】：
活動小組：活動就在下周三舉行，我們這邊想提醒您活動地點在台北的寒舍艾美酒店XX廳舉行，報到時間是下午13:30。謝謝您，歡迎您下周三的蒞臨。再見。
【客戶回答取消參加】：
活動小組：沒關係，我們未來還有相關活動，若您時間允許的話，歡迎再來參加。謝謝您這次的報名。
(End.)