【如何辦研討會？】08. 講義印製的小眉角

講義印製這件事情雖小，但還是有一點眉角可以跟您分享。

講義印製不只有內文要印，印製一本講義你需要準備下列物件：

1. 封面（Cover）：封面要有活動名稱、地點、時間、主辦單位，記得挑選封面的材質，通常用膠裝。

2. 議程表、公司簡介、業務聯絡資訊：在封面翻開後第一頁，我往往不是直接放第一位演講者的內容，而是會多做一頁內容，正面是議程表，背面有公司簡介與底下擺業務聯絡資訊，好處是讓與會者輕鬆掌握議程與時間，另一方面更進一步了解貴公司，如果在聽講或參觀展品的過程中對貴公司有興趣，他也可以在講義中找到聯絡的業務窗口。

3. 內頁：紙的部份我會交代採用80磅AA，並且每個講者的Slide兩張為一頁，雙面列印；每位講者的投影片用淡色彩紙相隔。

總結上方重點：講義印製包含封面、封面翻開的第一頁正反面內容、以及各個講者的投影片Slide。

4. 提供給影印店檔案的方式：蒐集講義電子檔後，我會根據演講的先後順序編排檔案號碼，再提供給影印店檔案，這樣影印店就會按照你給的順序來印，溝通起來也有效率且確實。另外一提，記得請講師們提供的講義盡量以淡色系製作，或是你拿到稿子後將講義內容背景圖案等淡色處理，不然印製出來後會很吃碳粉，畫面也黑黑的不利閱讀。

下面示範我給影印店檔案時，我檔案命名的方式：

最後，我貼一下我平常發信給影印店的時候溝通的內容，方便各位寫信的時候快速有個指引，到時候你們在修改成你們的資訊即可。

Email 信件主旨：100份講義，封面膠裝，橘黃色的雲彩紙：雙面 黑白 影印

Hi 黃小姐 (老闆) 您好,

我是富習小學堂的陳小姐，

下周三要辦研討會，有講義印製的需求，

講義檔案下載位置：https://drive.google.com/open/test/12345

附件檔案，需印 100 份講義，封面膠裝，橘黃色的雲彩紙，

雙面 黑白 影印、裝訂成冊，

不知如果 8月9日 (星期五) 下班前 (18:00) 是否可以幫忙印製完成？

請問印好後，您是否可以協助送到XXX、還是我們得自己取件？謝謝。

統一編號：66668888

發票抬頭：富習小學堂

收件地址：105 台北市松山區八德路三段ZZZ號16樓

收件者：陳品縈 / 0925-XXX-OOO

謝謝。

Melody

(簽名檔)

圖說：講義發印溝通信內容範例

(End.)