【如何辦研討會？】06. 關於展品準備的那些事

通常在科技產業所舉辦的研討會現場，習慣性地會有展品的展示，不論動態展品還是靜態展品，只是展示的規模通常不如展覽活動那麼大規模，因受限展桌通常使用活動場地，以及其提供的桌子大多數為IBM桌，尺寸落在180cm(W) x 60cm(D)。如果預算多點的廠商可能會找攤位設計商租賃系統家具，搭建具有250cm高的看板、200公分寬x50公分深的系統櫃當展桌 (通常為100x50cm的兩張併在一起)，這樣會更精緻些，但這樣的做法通常是以媒體為號召的全天研討會，各段演講內容由不同廠商提供贊助，此時現場的展示攤位才會是以這樣的形式進行。

除了科技產業的研討會之外，其實包含出版社、美容保養生技產業、或是母嬰領域的講座或研討會中，也是可以見到攤位展示產品，但B2C的研討會或講座當中所設立的攤位大多有銷售推廣的立即性訂單目標；B2B產業的攤位展示雖然也是銷售推廣為最終目的，但實際有更多層面的意義，包含由於技術層面高，因此是一種Demo給客戶看可以做怎麼樣的應用的方式，同時也帶了一點教育意義，並且也是一個透過展品觀摩得過程與客戶互動、建立關係。

那麼，研討會的展品準備有哪些事情要特別注意？

1. 了解你的展示空間有多大？可以跟場地借到幾張多大的桌子？

2. 展桌可以擺放在哪裡？附近有插座嗎？場地提供延長線嗎？注意參觀動線，由於展品參觀的時間大多利用中場休息的茶點時間，因此記得茶點取用的桌子和現場展品桌子擺放的距離，避免取餐者眾多，結果擠了一坨人。

3. 貴公司內部誰決定要展示什麼？向誰確認？以科技業的研討會來說，通常會詢問業務主管，並且參考這次研討會主題涉及哪些相關產品，再去跟產品單位商借展品。

4. 列展品清單 (Demo List)：清單中要有基本的欄位包含......：

• (1) 型號
• (2) 展品尺寸（需要多大空間）
• (3) 展品來源（從行銷部資源 / 跟PM拿 / 開單請工廠生產）
• (4) 展品狀態（預計跟PM拿？還是等待生產？還是行銷部展品等待從其他展覽活動回來之類）
• (5) 擺放展區
• (6) 電力需求
• (7) 設備需求（如線材／螢幕等）

如果對於展品清單不是那麼了解該怎麼列的人，可進一步參考這篇文章，只是可以不用做到像準備展覽一樣那麼細緻，有基本上述幾項資訊即可。進一步閱讀：【如何辦展？】4. 展品確認的14項欄位

5. 格牌製作清單 (Spec card List)：有幾個展品，就做幾個規格牌，規格牌是放在展品旁用來顯示產品規格用的牌子。而規格牌的內容由行銷人員以word檔準備好後，連同需求的尺寸、是否要準備紙腳架，提供給設計人員製作。什麼是規格牌清單？可進一步閱讀這篇：【如何辦展？】8. 規格牌製作要領

6. 海報製作清單 (Poster List)：例如活動現場用的易拉展，或是放上議程表的海報、講桌前的主題海報、各展品的海報或A4/A3說明立牌等。要跟設計說製作需求與構想，可與設計一起討論。海報製作清單中，我會標示每張海報的尺寸、海報內容、海報擺放位置。

圖說：海報製作清單

7. 場地配置圖 (Floor Layout)：向場地窗口取得「場地平面圖」，然後在圖面上標示各展桌放在哪裡，每張展桌展示什麼主題，各展區用電量有多少等，標示在場地配置圖(Floor Plan)中。由於與展品相關，因此Floor Plan也納入展品準備的事情當中。以下示範：

我把上面的場地圖，拉出所在廳別，放大所在廳別的各展桌擺放主題。如下圖：

8. 展品配置圖(Demo Layout)：Floor Plan完成後，就可以畫出每張展桌（展區）上頭擺放的展品位置，樣貌就會產生。Demo的Layout也就是展品放在桌上哪個位置、桌面還有哪些東西，擺放在哪的配置圖。請參考下圖：

以上就是針對研討會展品準備的8件要事。

(End.)