【如何辦研討會？】05. 研討會時程規畫、主題、講者、講題

以科技業研討會為例，本篇文章針對議程表與講師邀約時的注意事項來說明。

一場好的研討會佔最大成敗比重在於你的主題和內容，這是一場活動的靈魂所在。研討會每個講題與這個主軸相互扣連。舉個例，以機器視覺（Machine Vision）為研討會主題的活動，其各講題可以這麼切入：從政策面、趨勢面、技術面、應用面來探討；又可分硬體面和軟體面。講者除了來自貴公司的產品經理PM之外，也可以邀請產官學界的講師，讓你的活動增加豐富度與可看性。

明確定下研討會的主題名稱，並與內部討論要有幾段講題，通常半天的活動講題會放置4至5場，若為4段演講，那麼每段演講時間大約40分鐘；若為5段演講，那麼30分鐘為緊縮。除了基本的演講內容之外，記得議程表要保留幾個部份：報到時間、開場時間、中場休息時間、Q&A與抽獎時間 (抽獎TBD)。

在講師邀約時，告知講師們這次的活動主題名稱、活動時間地點、他的演講需要幾分鐘、預計的演講時段。

在議程的規劃上，根據這個大主題之下，有哪些面向要探討與分享，每段演講需要多少時間，講師就根據所屬面向的專家來邀約，告知講師們他們演講的長度，並請講師們何時提供給你最終的講題、何時提供給你講義電子檔。

【關於邀請講師的提點】

• 演講者 (內 / 外部) : 誰來邀請講師，可以與同事分工一下，特別是外部講師的部分
• 邀請講師們時要提供哪些資訊給他們：活動主題是甚麼、活動的時間地點、希望講師演講的時段、請他準備多長的演講時間、告知講師講義電子檔的提供日。
• 當講師答應擔任講師，請講師們提供的資訊：講題、職銜、講者簡介、演講簡介，如果有要放上講師所屬的公司Logo，亦請講師提供Logo的高解析圖檔。

【關於議程表時間的安排】

• 開場：3、5、10分鐘皆可，視你有幾段演講時間、整場活動要在幾點前結束而來決定可以花多長的開場時間。
• 報到時間：通常為30分鐘
• 中場休息時間：建議抓20分鐘為理想 (茶點/Demo)，少則15分鐘。
• Q&A時間 / 抽獎時間 ：如果單純Q&A，則保留10分鐘；倘若有抽獎時間，五個獎項以內則Q&A + 抽獎時間共抓15分鐘。
• 以半天活動為例：若為4段演講，那麼每段演講時間大約40分鐘；若為5段演講，那麼30分鐘為緊縮。

(End.)