【如何辦研討會？】04. 撰寫研討會的活動企劃書
活動企劃書通常不會在一開始就寫完整，往往要經過好幾版的修改後才會逐步完整許多。因為許多的資訊都還在蒐集與確認的過程，一但確認下來，才會將之更新。但這裡要提到的是，場地訂定下來後，就可以著手第一版 (初版) 的活動企劃書。
研討會的活動企劃書初版之內容至少要有這些：
- 活動目的
- 目標
- 研討會主題(大方向/未定的)
- 目標聽眾 (TA)
- 活動日期
- 活動地點
- 議程：是半天？整天？連續幾天？議程分幾段、每段幾分鐘，議程表可以先劃出來，填上「預計/草擬」的講題方向與
- 講師 (欲邀請的)
- 展品 (現場預計會展示的)
- 專案管理的時程表
- Action Plan
再來就是放上專案管理 (Project Control) 用的時程表，也就是這場活動的Action Plan，以表的方式寫明接下來哪些事情要Follow，誰要負責哪些事項、何時得完成的時間表。讓讀這份活動企劃書的人(項目的負責人/講師們)知道自己什麼時候該交東西給你，也讓他們了解活動的進程。
關於此表(Action Plan)，請參考這篇文章 →【如何辦研討會？】02. 研討會籌辦的作業流程
研討會的活動企劃書不是一次就能寫好、寫全，但上述提到初版的企劃書基本內容，隨著資訊日積月累增加，再逐步補充到企劃書中即可。
因此，一份研討會活動企劃書，基本上就是一個集結人事時地物，以及你如何做(招生)、這場活動相關的總總內容。
【活動資訊 / Information】
- 活動名稱 (Event Name)：研討會的名稱與主題。
- 活動時間 (Time)：年/月/日、幾點到幾點。
- 活動地點 (Venue)：場地/廳別/地址/幾樓。
- 報到時間 (Registration time)：幾點到幾點 (通常30分鐘)
- 活動目標 (Goal)：依據你們公司辦這場活動的主要目的來設定目標，有的公司用現場有多少人出席、有的公司用透過這場活動拿到多少Leads，或是多少contact...等。
- 主視覺 (Key Visual) : 當設計師完成後，你可以將主視覺放在你的企劃書中，之後有關的Promotion與現場佈置物都是依據這個主視覺來設計製作。
【議程表 / Agenda】
議程表 (Agenda)：議程表上要有「講者 (Speaker)」、「講題 (Topic)」、「演講時段 (Time)」、「演講所花時間 (Duration / Time Slot)」，記得標上講者的公司名稱 (Company)、職銜(Job Title)。
議程表的末端最好加一句備註 (Note)：主辦單位保留研討會內容、議程、時間、地點及講師之變更權利。
通常議程表不會一次就寫好，因為邀請講師與確認講師的過程本身就會休休改改，但你議程要切成幾段講題，每段要講多久，這就是你一開始可以做的事情，劃分Time Slot也比較好進行講師的邀約，讓講師知道他需要準備多長的內容。
之後陸續拿到資訊後，再一一補到議程表。
您想更進一步了解議程表的細節，進一步閱讀：【如何辦研討會？】05. 研討會時程規畫、主題、講者、講題
【關於展品 / Demo】
展品清單 (Demo List)：動態與靜態展品、需要多大空間、需要什麼設備(螢幕/台子...etc.)、電力需求、延長線、所接的線是什麼轉什麼 (例如VGA轉HDMI/DVI)。如果對於展品清單不是那麼了解該怎麼列的人，可進一步參考這篇文章，只是可以不用做到像準備展覽一樣那麼細緻，有基本上述幾項資訊即可。進一步閱讀：【如何辦展？】4. 展品確認的14項欄位
展品佈局 / 展品配置圖 (Demo Layout)：這頁沒有強制性地一定要放在企劃書中，沒寫這頁不會死人，但有放的話會讓你的活動準備更細緻、更留意到哪些細節。我會準備展品擺放在桌面的Layout，展品/螢幕/型錄擺哪、展桌尺寸空間等，才能掌握哪些東西怎麼個擺法，這將有利於你老闆問你你答得出來，你也比較能掌握各項細節，同時這個將對活動當天工作人員現場協助場佈時有所依據。有關展品配置圖(Demo Layout)，我在這篇文章中有提到，可進一步閱讀：【如何辦研討會？】06. 關於展品準備的那些事
【關於場地 / Venue】
場地圖 (Venue): 場地照片 (教室型/劇院型桌子與座位擺放的照片，請場地AE 提供給你)，除了場地照片之外，也列上場地費用、空間大小、茶點費用、提供的設備有哪些。通常我會將場地連絡人的資訊也列在此頁，方便讀報告的人或未來接手的人知道該連絡誰，也是方便自己準備活動的時候直接開這份企劃書，馬上找到相關的任何資訊，會效率許多。
場地平面圖 (Floor Plan): 辦研討會的那一層樓平面圖，將你所在的廳別標示出來之外，報到桌、茶點桌、講台、播放投影片的地方、易拉展擺放的位置等，在圖面上標示出來。假設這場研討會中你計劃六套動態展品，分別用六張IBM桌 (180cm x 60cm)擺放，那麼場地平面圖上我會標示這六張桌子分別放在哪些地方，並且每張桌子的展品名稱是什麼也會標註。有關場地平面圖 (Floor Plan)，我在這篇文章中有提到，可進一步閱讀：【如何辦研討會？】06. 關於展品準備的那些事
【活動廣宣與招生 / Promotion 】
廣宣計劃 (Promotion Plan)：這頁我會用表(Form)呈現，會有哪些媒體購買 (Media Buying)、發佈的檔期 (Issue Date)、Database有多少、費用多少、何時活動說明頁面(Landing Page) / EDM / Banner/報名表單(Registration form)會做好、新聞稿(Press Release)何時發布等資訊。有關廣宣計劃 (Promotion Plan)，我在這篇文章中有提到，可進一步閱讀：【如何辦研討會？】07.廣宣計畫與媒體購買
【物資 / Material 】
- 型錄 (Catalog / Brochure / Flyer / Datasheet)：列表記載各型錄帶多少量，哪些裝在講義包中
- 問卷 (Questionnaire)：記載問卷的題目與勾選的選項。
- 贈品 (Giveaway / Lucky Draw)：廣發用的贈品、最後抽獎用的贈品，我會放圖片，並寫數量與價格、贈品的用途。
- 其他需帶物資 (Others)：簽到表/學員名冊(Sheet)、工具(Tools)如延長線/螺絲起子等、文具用品(Stationary)、播放用檔案(用隨身碟存取)、講義(Handout)、設備(Device)如螢幕、佈置物如海報/易拉展、規格牌/說明牌(Spec card)、展品(Demo kit)。
【人力 / Manpower 】
- 工作分配 (Manpower)：司儀、開場者、報到區的工作人員、操作設備/投影器材/切換檔案的人、講義包分裝者、時間舉牌者、拍照者、報到時接代人員/導引....等。
- 活動流程 (Run Down)：活動流程依照時間與事件，當下哪些人在哪個位置(空間)、負責什麼事情、準備什麼物品等。
- 通訊錄 (Contact List)：除了記載工作人員的連絡方式之外，也記載貨運/場地窗口的資訊。