【如何辦研討會？】13. 結案報告怎麼寫

著手結案報告的第一步，就是優先整理你的活動問卷，其次就是整理活動照片，以及綜合業務與來自客戶端的反饋。有了上述資訊後，即可著手結案報告的製作。

1. 活動成果簡報 (Seminar overview )

• 報名人數 & 報名廠商家數
• 出席人數 & 出席廠商家數
• 出席率 = 出席人數 / 報名人數
• 問卷回收數量
• 問卷回收率 = 回收的問卷數量 / 出席人數

2. 問卷統計分析 (Questionnaire Analysis)

• 圖表：按照數字大到小排列
• 圖可用長條圖 / 雷達圖 / 圓餅圖顯示
• 問卷內容包含：公司形態、應用領域、計劃的採購項目、感興趣的產品、計劃採購的時程、影響的購買主因、是否訂閱電子報、活動的滿意度調查(各講師滿意度/場地滿意度/服務滿意度)、調查品牌印象、從哪裡獲得資訊等調查項目。以上不是全都出現在您的問卷中，而是要看貴公司想了解哪些區塊來設計問卷，最後資料統計呈現在您的結案報告中。
• 有關問卷統計的結果，如果調查的資料很多，我最後會放一張Summary作為問卷統技的總結。

3. 廣宣成果 (Promotion Result)

• 活動前廣宣曝光的結果：透過Clipping數字，或新聞曝光的截圖。
• 透過各宣傳管道而來的報名人數：此部分在廣宣時須埋tracking code才有辦法取得這項資料。
• 活動後的新聞曝光：如果研討會的講者或是主題夠吸引人，有些媒體會進行媒體採訪，這部份可以將曝光後的新聞納入結案中。

4. 現場照片 (On Site Photos)

• 演講時廳內照片，與廳外報到時照片
• 中場休息互動與參觀展品的照片
• 尾聲問答時間的照片，抽獎頒獎照片
• 各套展品/展示照片  (會拍、會存檔、但不一定放在結案報告中)
• 各個講者演講當下的照片  (會拍、會存檔、但不一定放在結案報告中)

5. 回顧 (Review) :

• Success：這場活動哪些部份成功、成功之處、哪些地方做得好
• Disappointment：哪些部份沒有做好、缺失
• Lessons Learned：從這場活動中學到什麼
• 改進 (Improvement)：下次哪些部份可以做得更好，或是如何解決缺失、或讓事情更好的方式

6. 建議 (Suggestions):

對於未來是否繼續舉辦、辦或不辦原因是什麼；針對下次若要再舉辦同類活動，你會給予的建議是什麼。或是要怎麼調整下次的活動的建議等。

7. 活動費用 (Budget & Expense) :

其中廣宣費用、場地費、 茶點費，占整個研討會的費用比重最高，又以廣宣費為最。

• 場地費

• 設備租賃費

• 茶點費

• 廣宣費用 (廣宣素材製作、媒體購買)

• 海報印製費 (海報/易拉寶)

• 講義印製費

• 型錄/Flyer/DM印製費

• 抽獎贈品 / 廣發用贈品製作費

• Shipping費用

• 工作人員住宿/交通費

• 講師車馬費 (不一定，視情況)

• 電力費用 (不一定，視情況)

(End.)