【如何辦展？】10. 人力安排與站展名單
距離展覽活動前一個月，我會開始用Excel製作一份「on-duty list 站展名單」，然後提供給幾個需要站展支援的單位窗口協助提供名單，會請他們直接填妥在表中。這些單位包括：業務單位（Sales, FAE）和產品單位（PM, marketing, AE）。簡言之，我將表格寄給業務主管（1名）和產品行銷窗口（視哪個產品線需要支援，而給那個產品單位的產品行銷人員），請他們１周後提供給我彙整。
拿到各方的的站展名單後，你這邊會彙整出第一版的站展名單，從下表可看到有許多不同的色塊，過去彙整支援的人力後，我會按照職務劃分色塊，同時也可以區分隸屬的部門。而站展的人數比例，會以業務單位為主，產品單位為輔。根據下表，我將站展時間區分為上下兩場，早上8:30為廠商可進場時間，展覽9:00開展，上午那班次會在中午13:00離場，而下午班次的站展人員需在12:30抵達。而展覽前的場佈日，只安排AE / FAE、行銷人員、與你（活動總召）到現場場佈。
或許你會問一個問題：「為什麼不在同一時間？例如上午班次13:00離場、下午班次13:00到場。」
因為中午時間許多站展人員會分批輪番用餐，中午時間有約莫兩小時時間攤位內人力較少，因此上下午兩班於中午時間有重疊的安排較佳，另外，上午班與下午班支援的時間相同，比較不會有人搶著比較少的那個時段站展。
彙整完畢後，我就將這份名單寄發給列在上方的所有人，並cc該部門主管，並在信裡說明在哪個時間點前，需要調整的請告知你、並告訴你誰與誰換哪天的班。這時候，看到第一版名單的人，可能會開始私下協調與調班，切記，要記得跟站展人員說明調整的 deadline，不然你會有永遠做不完的修改與事情。
而站展人員在現場做哪些事情？工作怎麼劃分呢？
如前面提到，人員包含你（Event Owner）、業務（Sales）、行銷（Marketing）、產品經理（PM）、應用工程師（AE）、現場應用工程師/客服工程師（FAE）等。現場工作劃分大致如下：
1. 活動總召（Event Owner）：場佈時確認所有施工狀況、驗收；活動當天負責現場所有問題的解決、必須知道所有物資位置、人員的指揮調度、總連繫窗口；撤場時指揮各區物品打包狀況，確認最終貨物數量、聯繫物流。
2. 業務（Sales）：現場介紹展品與諮詢、既有客戶關係維繫、新客戶開發與Leads蒐集。
3. 行銷（Marketing）：蒐集市場資訊、了解客戶問題與需求、針對相關產品線之展品提供初步資訊給客戶；協助活動總召補充現場型錄、贈品、提袋、環境維護等、以及協助Leads蒐集。
4. 產品經理（PM）：通常PM去的時間不多，大多有PM在場時，可以協助業務端提供更深入的產品資訊，以及協助Leads蒐集。若有媒體來訪時，大多為受訪者角色。
5. AE與FAE：科技類展覽大多展示大型動態機台（Live Demo），現場的燈光與環境或多或少會影響動態展示是否運行順利、安裝成功，尤其難度較高且無法透過SOP安裝文件的展品，AE與FAE是秀展中各展品的保命丸。除了展品安裝與維護之外，也協助產品介紹與Leads的蒐集。
那到底一天要安排多少人支援現場呢？
關於這個問題，我覺得要看你的攤位大小而定，如果你只有一個Booth，那麼"頂多" 2位業務加1位行銷人員（你），整個攤位的人數2~3位。當如果攤位大小達到8個的時候，現場業務一整天保持4~5位業務、1~2位產品經理、2位AE / FAE、1位行銷人員、1位活動總召（你），這樣大約9~11位左右。不過實際上還是以你服務的公司情況增減調整。
因8個攤位大小空間與展品較多，通常現場會由一位業務主管擔任「Booth Manager」，分派哪些業務站在哪些區域，負責該區域的業務可以專門熟記該區域展品的介紹，同時Booth Manager也負責每天上下午時段班表簽到、以及中午時段輪班用餐的人員管理。
那個何時名單得確認下來呢？
我建議＂至少＂活動前２週。因為還有活動行前會，你得發會議通知請所有的站展人員參加，而行前會往往在活動前1至1.5週舉行。同時，你也需要時間製作工作人員手冊，手冊內需有通訊錄資訊、站展名單等訊息。
做個總結，有關人力安排與站展名單的統合，有下面注意事項：
1. 活動１個月前調查，站展名單調查表發出後1週內彙整出第一版。
2. 第一版的站展名單總表，寄發給所有在表上的人，並且信中註明調整的deadline（１週內）。
3. 建議站展名單在至少活動前2週確認下來，因行前會於展前1至1.5週舉行。
4. 記得從業務端安排一位「Booth Manager」。
5. 場佈當天，人員只安排AE/FAE和行銷人員。
(完)