【如何辦展？】9. 廣宣素材與製作
前一篇提到規格牌的製作，是在攤位設計圖確定的時候進行，其實廣宣製作也差不多與規格牌製作的時間同期，通常在秀展的前三到四週的時間，要將廣宣上線、電子邀請函出爐，往前推算，等於要再抓一到兩週的製作期。時程請參考下圖：
一、廣宣管道與素材有哪些？
廣宣素材或管道可以透過下表中的素材來規劃，但並非一定要每項都用上，當然，如果能全面用上是最好，不過有時候你得考量你的資源（人力／物力／財力），並且評估投報率（ROI）。
1. 平面廣告 Print Advertisement：
許多科技廠商在六、七年前尚會透過專業雜誌、或電子時報DIGITIMES刊登平面廣告，但這情況隨著網路盛行以及平面廣告無法追朔ROI而逐漸變少。在過去一年之中有媒體購買幾次的平面廣告者，有時候會在展覽前在某產品廣告頁中尾腳處安插參展訊息與攤位號碼，目前許多廠商已經將預算轉放置線上廣告。
而活動現場的單張DM可以做為平面廣告素材之一，通常展覽現場有特惠活動，或是針對某產品特別宣傳，或是攤位上有定時導覽/演說/主持活動/抽獎活動等，可以利用活動單張DM進行廣告宣傳。
2. 線上廣告 Online Advertisement
- 旗幟式的網路廣告Banner：公司官網首頁是絕對必要刊登，如果有多餘預算，再去購買大會或相關產業媒體的官網Banner，有的公會協會的電子報中也有Banner的版位。簡言之，Banner版位不僅在網站上，也出現在電子報中，Banner連結至活動網頁，吸引參觀者更進一步了解你的展出，進而邀請參觀展覽並至您的攤位。
- 直效性電子郵件e-DM：對我而言e-DM乃透過外部名單，讓陌生者初步認識你、進而對你產生好奇、產生第一次印象，並且瞭解你們公司的展出重點、公司在做甚麼。在內容的用詞上比較理性資料較多。
- 電子邀請函e-invitation：與e-DM的差別在於，我認為電子邀請函發送的對象為公司既有客戶名單、公司網站會員名單、過去參加貴公司活動之名單。內容上用語會像是關係比較接近、用語比較親近的邀請內容。
- 電子報Newsletter：若您的公司有定期發送電子報，那麼可以在電子報的Banner版位，或是文字描述上帶到參展訊息，連結到活動網頁。
- 活動頁面Event Landing Page：活動頁面基本上必須要有幾項資訊，包括活動時間、地點、攤位號碼、你的攤位位置圖，並且以文案簡述你這次展出的主題、重點，並帶上你攤位的樣貌圖一張，以增加讀者對貴公司的攤位視覺印象，以上為基本資訊。
- 文字廣告Text Advertisement：如果你是科技廠商，電子時報DIGITIMES的電子報中有文字廣告的服務，單純只秀30字內標題，曝光一次訂價3,500元；另一種為標題30字內、內文150字內，曝光一次的定價5,000元。對於活動宣傳上，是一項C/P值還不錯的媒體曝光。
- 大會活動官網：雖然大會有不少付費的廣告版位（實體），但大會的「網站」如果你有好好利用，其實有免費的資源可以增加曝光機會。你可以將這次展出的前３－５項主打產品的圖片與規格資訊刊登於網站上「參展廠商專區」，並刊登一篇新聞稿內容，記得上網登錄資料喔。
3. 新聞稿 Press Release：
活動新聞稿至少發布一篇，不論是活動前預告式的新聞稿，或是活動當天的新聞。若你行有餘力，操作到 2 ～ 3 篇是辦得到的。如果是 2 篇的話怎麼操做呢？我會在活動前一週發一篇參展的預告，以及展出的重點；另一篇會在活動第一天早上發佈，說明這次展出吸引參觀者的部分是什麼，並提供人潮眾多的照片給媒體。
而 3 篇又是怎麼回事？當你這次的展出真的很豐富、很精彩、話題性很夠的時候，就可以操作到三篇之多，例如在一大主軸下，有兩或三大展區，甚至有新品發表、或是符合最新趨勢與技術應用的展品等，這時候你就有不同切入角度的新聞稿可以撰寫了，當然，也會因此媒體曝光很多。我曾經一個展操作三篇新聞稿的經驗，切入角度的配置就是：
- 一篇綜合性參展內容 （預告參展時間地點與攤位號碼、展出主題與重點），
- 一篇從新產品發表的角度切入（將在秀展中亮相），
- 一篇以市場趨勢如何，目前有哪些新技術、我們這次展出的產品採用這個新技術，以解決哪些產業遇到的哪些問題。
4. 媒體採訪 Media Interview：
活動前一週，當你提供第一篇預告式的新聞稿時，你可以去電詢問記者是否展覽期間到你們攤位走走，口頭上跟記者提你剛剛寄發活動前新聞稿，並且簡述（對的，講重點）你這次展出的亮點、新聞點在哪。若記者有興趣，則可以約在哪天何時在攤位上採訪OO主題，通常OO主題是記者感興趣也想報導的，確定採訪後，你再安排受訪者，於約定的時間地點採訪。通常這種主動約訪的情形，我會草擬一份訪談大綱給記者參考，如果記者還有其他點子或想問的問題，再補充到採訪大綱中，最後也將這份大綱提供給受訪者。而採訪大綱的內容會以這次展出的重點、新技術、新產品、市場觀察為主。
5. 戶外／實體廣告：
大會贊助廣告刊登範疇含蓋：大會導覽圖、提袋、燈箱廣告、戶外正門廣告、正門/側門廣告、電梯/手扶梯廣告、旗幟、包柱等。通常這類的廣告以「品牌印象」的建立與維持為主要目的，因此大多為經營品牌的廠商、或大廠投放廣告為主。
二、廣宣製作期要準備哪些資料？
1. 文案：以活動網頁來說，就如前面提到的，包含標題與內文，傳達你們這次展覽的主題、主軸、展出的產品重點、產品櫥窗（放置產品規格）、是否有定時主題活動、是否有吸引到攤未來參觀的誘因如抽獎活動等。
2. 產品的QR code與連結（Link）：這兩塊會在你製作規格牌的同時準備，會讓你事半功倍。因製作規格牌的內容時，會到每個產品頁取得規格內容，這時後就順便將該產品頁的網址複製，統一貼到一個文件檔中，這樣你就可以在製作廣宣文案中，不用再重複一次找尋各個產品頁去複製網址囉。
3. 尺寸：製作廣宣內容時，你得知道各個素材所需的尺寸大小，例如官網首頁的Banner、電子報的Banner版面尺寸，整個eDM的寬是多少，文字廣告的字數上限是多少....等。
4. 客戶名單（Database）：如同前面提及的，電子邀請函發送的對象為公司既有客戶名單、公司網站會員名單、過去參加貴公司活動之名單。這部分的Database你可向公司的IT或網路行銷人員提取Database。而過去參加公司活動的名單您的手邊應該會有。客戶名單的寄發，主要是維護既有客戶關係，並邀請他們到貴公司攤位了解發展狀況、新產品、哪些新的進展等。
5. 媒體購買（Database）：透過媒體購買的方式，增進更多新客戶產生的機會。如果你在展覽活動上的廣告預算充裕，這時可以評估購買與這個展相關的專業性媒體名單，或是購買公會協會媒體名單。但並非直接買到名單本身，而是透過活動e-DM的媒體代發服務，媒體會將你的e-DM發送到該媒體的Database中。
此時媒體購買要注意的是，你要評估這個媒體的閱聽眾/會員/訂戶是否是你們的目標族群，再來就是名單有多少的量，平常活動的開信率與點擊率有多少等。並且加上你經驗上評估過去請這家媒體代發eDM後的效果如何。最後，大會導覽圖與參觀者手冊也是一項不錯的廣告投放，好處是參觀者最為立即性地看到你的資訊，壞處是參觀後導覽地圖立刻被丟棄。
有關詳細的「媒體購買」相關說明，請待即將產出的第二單元：「如何辦研討會」中再進一步介紹，因研討會的廣宣操作，媒體購買是在研討會這類活動中扮演相當重要的角色。
(完)