【如何辦展？】11. 活動新聞稿撰寫
我們在第9篇廣宣素材與製作的文章中，提到「新聞稿（Press Release）」為其中的一項的操作。這邊，我們將對活動新聞稿的撰寫與操作進行較第9篇詳細的說明。
之前我提到展覽活動的新聞稿至少要發布一篇，不論是活動前預告式的新聞稿，或是活動當天的新聞，對吧？因為活生生一個機會擺在你的眼前，就是給你題材讓你好好發揮，有曝光的機會，平常沒事沒新聞點，很難幫企業爭取曝光機會，而舉辦展覽正是給了你一個曝光的最好時機，因此，我說無論如何，都要讓你的活動以新聞的形式至少出現在媒體上一次。那麼，這篇要告訴你，如何撰寫新聞稿，角度以活動新聞出發。
一、各段的寫作技巧與全文配置：
在撰寫整篇之前，我會先構思我的資訊要怎麼組合。我會先列出這篇文章中有哪些重點要提，通常抓2~3個重點就好，3個重點就是上限了，千萬不要超過3個，不然很失焦。如果你的重點很多，超過３個以上，建議可以拆成兩篇或三篇來發展。例如我之前文章提到，如果議題很多，你甚至可以發展出這些新聞稿主題，讓你這次的參展新聞顯得很豐富：
（１） 一篇綜合性參展內容 （預告參展資訊、展出主題與重點、是否有特殊之處）。
（２） 一篇從新產品發表的角度切入 （將在秀展中亮相）。
（３） 一篇以目前市場趨勢、採用何種新技術、解決哪些產業遇到的哪些問題。
（４） 一篇介紹當天活動情形。
回到一篇新聞稿可以怎麼規劃各段內容，文章配置又是如何？假設我這篇有A、B兩個重點好了，我的配置有下面幾種選擇（不限於下面幾種，我只是舉例我可能撰寫的配置）：
相信大家對於新聞稿撰寫的原則耳熟能詳，即「倒金字塔式」的佈局，把 ５ 個 Ｗ 與 １ 個 Ｈ （When、What、Who、Where、Why、How）濃縮在第一段中。第一段往往最重要，等於是各段重點的Summary。再來是第一段的字數多少為理想，我看許多人提到 100 字以內為佳，但我覺得 100 字以內太過嚴苛且有點短，你可以試試看 100 字大概是甚麼樣子，約莫三行左右。
談字數有點太嚴格，我通常會抓第一段落在四到五行之間為理想（A4 直式版面）。下面我擷取 2013 年自動化展的活動前、活動當天新聞稿之第一段給各位參考。相信大家應該可以看出在內容上，五行字似乎比較能夠將重點說明清楚，同時不長又不短，一種剛剛好的感覺（但其實我喜歡四行半）。
【2018/8/2 更新】：因有人通知不准放，因此範例圖片修改。以下各圖我皆刪除
（一）第一段：
關於最重要的第一段我都是怎麼撰寫的？針對「活動新聞稿」，因為辦活動嘛，一定要有什麼活動名稱（What）、什麼時間（When）、在哪裡辦（Where）等資訊。然後我們參加這個展，今年的主軸是什麼（What），此外還有哪些新產品還是技術（What），哪些產業（Who）應用受益，這個產品如何解決該產業（How），或是說如何因應了政府推動的政策（How）。但必須要提醒的是，5W 1H 並非全數都要寫到，但至少 what、when、where 是一定要的。
（二）引言：
然後引言的部分呢，引言者的職務越大，或是言之有物，該段引言越容易受到採用。至少產品經理、協理可以為你這次的展出說明，若是引言者式產品經理、協理，那麼引言的內容建議偏向公司端出什麼新產品、或是有什麼新技術，看到客戶還是產業有什麼的問題或切入點，而讓你的公司投入並在今天發表新產品/技術。倘若引言人是董事長或總經理，可以在引言中加入更高層次的觀點，例如趨勢面的、產業面、大環境的、ecosystem 的，提高層次來寫。
再來就是，引言人後面接的動詞，你可以有這幾種選擇替換使用：表示、指出、強調、說、提到。因有時候你不只有放一段引言，如果同一位講者有不同切入點，引言可拆兩段。或是分別有你公司主管外加合作夥伴的高層引言，就有兩人以上的說詞。
（三）各項重點細節依重要性依序分段：
而 A B 重點呢，就是對於你這次的展出特點來說明，A 可以寫這次參展的主軸，有哪些分區主題，B 可以為新產品曝光內容。也可以 A 為主打的明星展品說明與介紹，帶到採用的產品是什麼、特點為何；B 為第二主打的展品。
（四）其他資訊與補充
至於其他資訊，內容例如：「於展覽期間將有定時導覽活動，於每日 10:00、13:00、15:00 分三梯次舉行，民眾可透過 XX 赴攤位兌換贈品」。如此之類的呼籲性質的內容在末尾。但切記，文字的描述方式保持客觀，千萬不要落入廣告式寫法。什麼是廣告式寫法，舉個例：「有精彩的演出、豐富的大獎等著您喔~歡迎到我們攤位參觀」。
二、新聞稿寫作要領：
撰寫的要領不外乎：客觀、寫重點、簡潔、豐富性（或說新聞性）。
(一) 保持客觀：
為達客觀陳述，新聞稿的用詞盡量降低「形容詞」的使用頻率（不是不能用，只是使用頻率不要那麼高，以及切莫誇飾），例如常常會見到「非常」的使用，其實下面這句的「非常」可以刪除，刪除後讀起來也變得客觀許多。另外，不要將新聞稿寫成廣告稿，避免充滿自我宣傳濃厚的寫法。
(二)、內文寫重點、簡潔、通俗易懂：
切莫不要長篇大論，重點點出即可，如果怕有太多資訊要補充，那麼在新聞稿外，另外提供補充資料即可。用詞越精準越好，比方，你要表達一台系統很強大，如果你只是寫強大的系統、不怕摔，意思不比你這樣子寫來得有感：系統採用最高規伺服器等級 CPU，與經過摔落測試能達 50 G 抗震。
再來就是，避免使用高深的專門術語或艱深字句，但我想這點應該是許多科技業產品經理供稿的盲點，會覺得這個專有名詞很簡單大家應該都懂，但其實看新聞的人，包含記者都不一定懂，說不定還給你解釋錯誤。因此若能夠在描述專業上，或對專有名詞提供淺白的說明，放在文章後面的備註，或是透過文章本身寫得平易近人，這篇新聞稿會較為討喜，也比較容易讓人理解。
(三) 下標越精簡越好、要具有新聞性
有關標題的部分，真的是越短越佳，短而有力地把事情交代完，如能具備吸睛的元素，例如聳動或是具差異化的標題，那麼點擊率就會更高。一個標題要把最大特色或獨特賣點寫出來，並且嘗試以最精簡字數來挑戰，標題是爭取記者或編輯在茫茫新聞稿大海中瞄上你一眼的要角，同時也是在新聞曝光時後吸引讀者目光的關鍵。
(四) 豐富性、新聞性
關於這點，我在文章前面提到一篇文章最多 2 ~ 3 個重點，如果再多的話就拆開成不同篇，用不同角度切入來撰寫。當你的活動與展出很有豐富性的時候，就可以透過不同篇新聞稿來操作，對記者來說感覺你這次參展的新聞話題很多，當然，你所謂的重點必須是至少帶些新聞性，而不是你覺得重要，但媒體覺得不重要，寫了一堆卻讓人覺得空泛。
三、新聞稿注意事項：
1. 新聞稿的結構包含：標題、內文、圖片（含圖說）、以及聯絡人與通訊方式。
2. 關於圖片的檔案名稱，要以圖說作為命名；新聞稿提供 word 檔。
3. 新聞稿的字體與格式都要統一，字距、行距、標點符號中的句號不要使用「,」，句號也不要用英文標示的「.」，而是要用「，」與「。」；各段落左右對齊。
4. 避免太多技術性用詞，記者不一定懂，讀者也是。
5. 避免內容空洞。
6. 避免自我宣傳意味濃厚、廣告味十足，或說把新聞稿寫成廣告稿。
7. 最後在撰寫完畢時，要記得請同事主管與你自己再次校對，避免錯字或內容撰寫錯誤。
（完）