【如何辦展？】17. 活動期間，哪些文件要印出攜帶？
每次活動前一天，嚴謹地說，是進場場佈的前一天，要準備將一些要帶到展場的資料印出，我通常會準備像下面這樣的資料夾，附有透明pp塑膠套20或40頁，可將印出的A4文件放入的那種。
展前叮嚀：展覽期間，哪些資料要印出攜帶呢？
我列出我會印出且放在資料夾裡的資料，如下，稍待我再一一說明各資料的用途以及為什麼要印。
表：「展前要印出的資料清單」，陳品縈 2023/11/16 製表
1. 攤位平面圖、立面圖：
攤位平面圖/俯視圖與立面圖印出，於進場場佈時就會使用到，場佈通常會兩天，第一天是攤位設計商進場搭建攤位的時間，而第二天才會是你與進場人員抵達現場的日子。到場後，除了接貨、清點貨物、把該區域貨物放置到定點位置外，另外，身為活動總召的你，此時要根據你手上印出最終版攤位設計圖，也就是標有尺寸的平面圖/俯視圖與立面圖，一一核對攤位內各處實際狀況是否符合。若不符合，則立即向攤位設計商提出，要求對方改進，如果對方無法改，沒有照著圖面走，那麼事後要和設計商追究看是否扣款等。
圖說：攤位立面圖範例 (以一個攤位為例)
2. 展品區域配置圖：
根據攤位平面圖/俯視圖上各區域擺放的Demo，你可以立即讓東西就定位，這個圖面你可以印個兩份，現場如果你的另一名同事，你可以請他幫忙將物品根據圖面放置，此時你可以先去忙別的事情。這也就是上面所提到得第二點：展品區域配置圖。
圖說：此為攤位平面圖，也可以說是俯視圖
此圖為富習小學堂重製，製作範例
3. 規格牌清單：
攜帶規格牌清單，也是在進場場佈時就會用到，透過這張清單，你可以很快速地清點規格牌的數量、尺寸是否正確，比方某個展品型號他要一次製作三張，而且有的是壁貼式，有的是桌立式。而桌立式和壁貼式的規格牌有哪些，這時後就可以注意到桌立式的背後要有腳架，壁貼式的背後要有背膠，這張表真的很好用，因為每次在進場的時候，都可以發現規格牌哪些部分是廠商有做錯的地方，可以馬上追蹤到，然後立即修正。
再來就是一堆規格牌在手，你的同事可能會問你：「請問這些要放在哪邊？」你就把這張清單給他，請他幫你將這些規格牌放置到上頭標示的展區，這時你又騰出時間可以去忙其他的事情，因為在那天，很多人都會來問你一堆事情，等著你下指示。有這張表，就可以幫助你有效率地溝通、給予指令。
如果你想複習一下規格牌清單與製作要領，可延伸閱讀這篇：【如何辦展？】8. 規格牌製作要領
4. Demo Layout：
展品的Layout就是放置在展桌上各個位置的圖示，之前在展覽企畫書(Proposal)那篇有提到，Demo Layout是一個展桌就用一張投影片Slide來繪製(放置)。所以，假設你有五張展桌，分別放置不同的展品，此時你要印出五張Slide，我建議你每一套展品/每一張桌子，就印出兩頁。
我習慣到了現場後，在每張展桌上，放置所屬的Demo Layout，另一份紙本就留在自己手上。這樣幫忙的同事們，就不會一直跑來問你什麼東西要怎麼擺、要放在桌面的哪裡等。展桌上就有這個Layout，他們可以立即自己看，然後自動地把展品放到桌面上，並且是對的位置。而你手上那份Layout，就是你到處巡視的時候使用，你作Double check。
有關展桌上的展品Layout，可參考下圖範例，我也把展桌上方的海報區與展區主題名稱標示出來，這樣大家看了應該會比較清楚吧。
5. 電力 / 網路 / 設備需求表：
這份也是場佈的時候，你與攤位設計商確認各個設備的用電，確認哪邊有拉了220V的動力用電，哪些設備配什麼樣的Cable，例如螢幕等，哪些呎吋的螢幕擺放在哪邊等。
6. 簽到表：
這是進場時不會用到，但秀展期間每天都會用到的表。展幾天就有幾天的簽到表，在進場那天全數帶去。簽到表每天的站展人員我通常事先Key在表中，並且每個人的名字旁邊再次放上她們的手機，雖然有通訊錄，但每天早上簽到點名的是Booth Manager，我總不希望有人遲到了，結果Booth Manager跑來跟你要遲到同仁的電話（雖然有準備通訊錄，但有時候會有人懶得翻，要你去翻出電話念給他聽），降低別人來跟你問東問西的機會，所以我每天的簽到表上，在站展人名的旁邊都會事先備妥他們的聯絡電話，這樣也不用翻資料找來找去，可以提升工作效率。
簽到表的範例如下：
７. 站展名單 (2份)：
一份放在資料夾中，一份你可以在展場放在身上。雖然有簽到表，但是簽到表是一天一頁，站展名單就是一連好一天的站展人力彙整成一頁，方便你鳥瞰。放在資料夾中，是提供一些人可以拿資料夾來看，放在你身上是方便有人來問你事情時，你直接拿出這張"人力地圖"，告訴對方那個誰誰誰哪天何時會在這裡出現。這裡就不再放站展名單的範例了。延伸閱讀：【如何辦展？】10. 人力安排與站展名單
8. 通訊錄：
在此需特別提醒的是，通訊錄不僅包含站展人員的聯絡方式，還應涵蓋貨運廠商、大會窗口、以及攤位設計商窗口的聯絡電話等資訊。請將一頁通訊錄妥善置於資料夾中，以方便需要的人能夠迅速、一目瞭然地找到相關電話資訊。
9. 工作人員手冊 (Staff Hand Book)：
先前的文章已詳細介紹此項目，這份手冊包含了重要的活動資訊、規範及緊急應變程序。其隨身攜帶的目的在於確保在展覽現場的所有工作人員能夠瞭解並遵循活動的規則、安全標準以及相關指引。這也有助於提高工作效率，確保所有參與者能夠協同合作，順利完成各項任務。
10. 去程+回程的 Hand Carry Invoice：
對於需要您親自攜帶而非郵寄的物品，務必將相關的Hand Carry的品項之Packing List與Shipping List（Invoice）放在身上。這樣的做法能夠確保您在通過海關時，若被臨檢要求開啟行李箱進行查驗，您能夠迅速展示相關文件，以簡化過關程序。
11. 去程+回程的 Packing List：
攜帶Packing list的主要原因是，確保在展覽過程中所有攜帶的物品，都能被準確地追蹤和核對。這份清單有助於確認所攜帶的物品是否完整，並在展會結束後進行檢查。此外，裝箱清單也是在可能的報關或運輸程序中的必要文件之一，有助於簡化物流操作。
12. 去程+回程的 Shipping List (Invoice)：
若您參與國際展會，務必攜帶Hand Carry Invoice、Packing List以及Shipping List（Invoice）這三項文件；若為國內展會，僅需攜帶Packing List。
特別需要注意的是Packing List和Shipping List（Invoice）在撤離現場時的使用。建議在這兩份文件上預留空白欄位，以應對展會期間可能發生的異動。例如，某些展品可能因後來與當地公司達成協議而留在該地，或是部分產品在活動中耗盡。在這些情況下，我們會使用刪除線將不需要攜帶的項目標示刪除，或是新增需要寄回的物品（例如，雖然攜帶至現場，但回程時希望寄送回來）。
另外就是，如果有東西是寄去，但是回來時需要你自行攜帶，就要Hand carry的品項之Packing list與Shipping list（Invoice）放在身上，以備你通過海關時被臨檢開行李箱查驗。
詳細的內容，你可延伸閱讀：【如何辦展？】16. 海內外展品寄送須知
13. 展品開機與關機的SOP：
針對展覽中的每組展品，必須印製相對應份數的標準作業程序（SOP）。這些內容由各產品單位提供，完成印製後，應妥善地存放於資料夾中，以便攜帶至活動現場，每份SOP就直接放置在該套機台下，方便人員開關機時立即查看。這項作法的主要目的在於提供準確而詳盡的展品操作指引，確保在整個活動期間，參與人員的操作能夠符合預期效果。透過事先準備完善的SOP，我們能夠有效地提高操作的效率，降低因操作不當、無法開機等問題產生
(完)