BCG策略顧問的簡報技巧,說服聽眾靠這招
結構思維+邏輯表達,提高你的說服力
大家應該知道,企管顧問公司的策略簡報都很厲害,因為他們服務的對象是企業,所以要有很強的思考邏輯和表達力,才能說服得了在座的聽眾們,也就是老闆或高階主管們,讓他們對於策略顧問所提出的解決對策買單。這篇內容是BCG波士頓顧問公司的策略顧問簡報技巧,將介紹用金字塔原理,來達到結構性思維,如何用邏輯表達的方法,去說明你的論點,然後透過強而有力的簡報去編寫你的策略故事,以及告訴我們口頭簡報前的準備方法,以及口頭報告當下要注意和控制哪些要素,來讓你的整場簡報充分具備說服力。
有關《BCG問題解決力》的前兩篇內容,分別整理出策略顧問思考法和分析方法,主要是教你怎麼想,也就是如何思考、分析、找出問題的根本原因,以及教你如何做資料分析,證明你的假設,並且提出洞見(Insight)。
而後書本後半部,也就是這篇內容,將介紹用金字塔原理,來達到結構性思維,如何用邏輯表達的方法,去說明你的論點,然後透過強而有力的簡報去編寫你的策略故事,以及告訴我們口頭簡報前的準備方法,以及口頭報告當下要注意和控制哪些要素,來讓你的整場簡報充分具備說服力。
以下我分成四大重點,分別為投影片製作、策略故事的寫法、如何用簡報說服關鍵的人,以及上台簡報前的注意事項。
策略顧問的投影片內容組成
首先,我們來看策略顧問的投影片內容組成,一共有三大塊,標題的部分放置「關鍵訊息」,內容主體的部分是用來佐證和說明「關鍵訊息」的圖表或資訊,第三部分就是內容主體的「資料來源」,一張投影片就是分成這三大元素,而且每一張投影片,只講一件事情,只講一個重點,就是關鍵訊息。然後一張張投影片組織起來,串聯各頁的標題,就是你的策略故事。
1. 標題:關鍵訊息 (一句、一個重點)
2. 內容主體:用來佐證和說明「關鍵訊息」的圖表或資訊
3. 內容主體的「資料來源」
傳統行銷月報的標題,大多以"章節/單元項目"簡稱
這點跟我們上班時的簡報不同的地方在於,我們的Slide上方的標題列,通常是某個這頁項目的簡稱,比方行銷月報的投影片,上面的標題可能會是:某檔網路行銷活動成果與檢討,諸如此類的。
如果用策略顧問的簡報製作方式,就會顛覆我們過去一般上班族製作簡報內容的方法,套到剛剛提到行銷月報的投影片,原本標題寫著某檔網路行銷活動成果(Result)那頁的標題,可能就會直接把這場活動的成果和洞見寫在標題上。
策略顧問的簡報標題,通常直接帶出論點與結果
我隨便舉例,譬如:「行銷活動轉換率超過70%,文案內容是這場行銷活動成功主因」,標題直接把你的洞見和重點寫出來,然後這個標題下的內容主體,放置佐證標題洞見的圖表資訊,用來證明為什麼你下這個標題,那個資料證據是甚麼,然後這個資料證據的來源是哪裡。這一頁就只講這一件事情。
以參展後的結案報告,示範策略顧問的簡報形式
我再舉一個例子,比方參加完某個展覽活動後,行銷人員蒐集到的市場情報,這個簡報的標題第一頁標題直接列出你第一項市場情報或觀察,第二頁是第二條情報或觀察,整份報告每一頁就是一條情報,內容主體的部份就是放上證實這項情報的資訊或圖表。
一頁執行摘要,讓人快速掌握重點
由於老闆的時間有限,沒有耐心聽你講一大堆,所以策略顧問的投影片還包含一張摘要,Follow SCR+N的原則來準備這張重點摘要。也就是寫下在甚麼情境下、遇到甚麼問題、你提出的解決策略,然後下一步應該要做甚麼。這個準備摘要的原則,我覺得可以應用在我們上班時的簡報內容上,讓人快速掌握重點。
SCR+N原則
1. 什麼情境 (Situation)
2. 遇到什麼問題 (Complication)
3. 你的解決策略 (Resolution)
4. 下一步做什麼 (Next)
好的投影片要符合哪些原則?
那麼,一個好的投影片要符合哪些原則呢?一共有三個原則,包含簡單、有洞見、還有具備邏輯性。簡單的意思就是讓人馬上看到重點,有洞見的意思,就是資訊有突破性和針對性,講白話就是這個資訊是聽眾不知道的,而且對聽眾來說覺得對他們有意義、對他們有影響的內容;至於邏輯性的話,就是有清楚的脈絡,還有因果關係相互扣連。
投影片內容的邏輯:用金字塔原則,強化簡報和寫作的邏輯思維
談到邏輯清晰,這裡進入到第二部分,策略故事的寫法,也就是每一頁要表達的資訊,串聯每一頁後是有他的邏輯順序,透過金字塔原則來梳理思維,投影片串聯起來,是可以讓你說出有前因後果,環環相扣的各頁重點。
在理解甚麼是金字塔原則前,我們先來說說甚麼是邏輯思考,邏輯思考用在兩個方面,第一個面向是用來分析與推論因果關係,而這個推論可以是雙向,從結果推論原因,或從目前狀況推出未來可能發生甚麼結果。另一個面向是,用邏輯來梳理思考架構,確保對方聽得懂、看得懂你在表達甚麼,而金字塔原理就是用來梳理思維用的。
資料來源:徐瑞廷(2021)《BCG問題解決力》台北市:時報文化 P.68
1. 訊息式的說明
而金字塔原理,他的架構上有三個重點,首先,說明的方式必須是訊息式的,也就是這個句子裡要有主詞、動詞、和受詞。比方,你要花錢買廣告、他該買進設備,這樣的句子就是訊息式的說明。
2. 意見 vs. 事實
再來,你會看到這個金字塔的結構,上面是意見,最底下放的是事實。也就是意見在上,事實在下,從上方往下,每一層問「why、為什麼」,往上的話,要問這一個項目對關係人有影響嗎?問題和事主有關係嗎?也就是用so what這個問句來往上詢問。
這裡要弄清楚甚麼是意見,甚麼是事實。透過這張圖,可以清楚看到,只有同時符合質化和量化資料的陳述,以及窮盡所有樣本,這兩項才是事實,而其他像是主觀認知和觀察,公開資料或研究報告,或是問卷統計得到的資料等,這些都只是意見。
資料來源:徐瑞廷(2021)《BCG問題解決力》台北市:時報文化 P.75
3. 符合MECE原則
接著,第三個重點就是,金字塔的每一條項目,必須符合MECE原則。所謂的MECE原則,也就是討論的議題項目不能重複,也不能有遺漏,換句話說,就是每一條項目有沒有獨立性,有沒有完整性。
這邊舉個例子說明甚麼是不重複、不遺漏的概念。
比方:人類有分為生理男性和生理女性,這兩種項目就是各自獨立且沒有重複,因為世界上也沒有第三種”生理性別”,所以沒有遺漏。但是,如果你在做顧客分類的時候,把顧客分成老人、上班族、青少年這三類,那這樣就沒有遵循MECE原則。
如何搭金字塔架構?
了解了金字塔架構有這三個重點後,那麼,我們要如何搭金字塔架構呢?簡單來說,就是用歸納法和演繹法。
我們使用歸納法,來把所有的樣本歸納起來支持自己的論點,但你要蒐集到全部的樣本很困難,所以用80/20法則,找關鍵的20%樣本來支撐論點,另外,用框架法,來把這些議題拆成幾個面向,比方用3C的框架,或是行銷4P的框架來做議題的拆解。
而我們使用演繹法,先找出大前提,再找出小前提,然後提出結論。換句話說,就是先找出已經存在的大原則,然後,找出在這個大原則下的適用案例,得出這個小的適用案例,會按照這個大原則來進行。聽起來蠻抽象的,這邊舉個例子,凡是人都會睡覺 (大原則),小明是人(適用案例),所以小明會睡覺(結論)。
所以,用歸納法和演繹法這兩個組合起來,搭建金字塔,這邊用書上的例子說明:我們先用歸納法中的3C框架,把客戶(市場)、競爭、公司這三層議題列出。
如圖中的左邊是市場、中間是競爭、右邊是公司。
然後再用演繹法的大前提與小前提,去證明那三個論點,也就是下面區塊的左邊,去證明第一個子論點,而下面右邊採用歸納法去佐證第三個子論點。而第二個子論點,要證明的話很簡單,用歸納法去比較競爭對手與你之間的產品市占率,再搭配對客戶進行焦點訪談的資料,來佐證第二個子論點就可以了。
把上面那張圖中,黃色虛線圈起的演繹法項目,轉化成在簡報內容後的樣貌:
用歸納法和演繹法呈現的金字塔邏輯結構,除了這樣的呈現方式之外,如果在簡報內容上,用剛剛的例子來看,你也可以轉化成這樣的簡報形式:標題是你的主張、你的論點、你的策略,內容主題的部分,就是用來佐證標題這個論點的證據,這個根據金字塔原則的投影片,標題寫出主張,然後內容主題的部分把3C框架列出的市場、競爭、公司三層面議題列出,然後這三個議題的下面,則是演繹這三個議題的說明內容。
也就是下圖中,黃色區塊的三個論點,歸納出「本公司應該立刻採取行動,進入寮國汽車市場」這個行動策略。所以,黃色區塊的三個論點下面淺藍色區塊,你要分別說明,來支撐這三個黃色區塊的論點。投影片的呈現形式如下:
把下面這張圖中,虛線框起的編號2,轉化成在簡報內容後的樣貌:
上圖虛線框起編號2,根據演繹法,從汽車市場通常會在人均GDP達3,000美元時產生爆發性成長,在這個「大原則」下,寮國人均GDP將在明年突破3,000美元是在這個大原則下的「適用案例」。然後,在推論出寮國汽車市場預計在一年後有爆發性成長 (推論出來的結論)。如果要將上述金字塔中的虛線框編號2,轉化為投影片內容時,投影片內容的呈現方式如下:
以上介紹了金字塔架構的三個重點,分別為訊息式的說明文字,意見在上,事實在下的結構,以及議題必須符合不重複、且不遺漏的MECE原則。另外,透過歸納法和演繹法的組合來搭建金字塔,並且用了一個範例說明簡報,如何用金字塔原則來呈現。
製作投影片時,要考量的6件事
在編輯這些投影片的內容時,你要考量幾件事情,最重要的是你要知道聽這份簡報的聽眾是誰,他們可能會想知道甚麼、關心甚麼,以及不喜歡甚麼內容,還有你想要透過這個簡報來達到甚麼目標,以及你打算用哪種風格表達。
投影片的口頭報告時間分配
接著,來到第三個部分,也就是口頭簡報前,你該做哪些準備。有關時間分配的部分,你要抓一張投影片講兩分鐘,摘要的部分大約一分鐘,大約這樣的時間規劃。
設計簡報流程:比較選項式、分析項目式
而設計簡報流程的部分,你可以用比較選項的方式,來向客戶呈現你想要推薦給他們的選項。或是用分析項目的方式,呈現遇到的問題還有可能的解決辦法是什麼。不管用哪種流程,都要簡單說明一下這張投影片的架構,這樣才能幫助聽眾快速抓到你這張投影片的邏輯。
口頭報告的方式
另外,口頭報告的時候,每張投影片要說明的是你用什麼方法分析,結論是甚麼,把統整後的資訊說給聽眾,讓他們容易吸收和理解。而步是照著投影片念上面的資訊,這樣會讓人覺得無聊想打哈欠。
口頭簡報不二心法:操練好幾遍
最後,策略顧問們在做口頭簡報前,會實際操練好幾遍,甚至用錄影的方式調整自己的表達,練到上台前不用投影片的這種熟練度。
口頭表達時要控制哪些要素?
這本書針對上台簡報時,提出在口語表達時要控制哪些要素,像是避免口頭禪、控制語調、速度、音量、講話的停頓點、發音咬字、正面用詞等。以及在肢體語言方面的控制,包含眼神、手勢動作等。
簡報Q&A階段的注意事項
還有簡報最後的Q&A,建議每次回答台下問題前,先停兩三秒,並且複述對方的問題後再回答,以及回答後,要詢問提問者,確認這樣是不是有回答到您的問題。
以上是閱讀《BCG問題解決力》這本書有關簡報技巧章節的閱讀筆記,接續前面兩集內容,總共分三集來分享這本書,分別從思考法、分析法、到簡報術,相信這三塊內容對我們不管在職場還是生活中都有幫助。