【如何辦展？】20. 結案報告與活動後相關事宜
「活動結束了，我想你現在應該很閒了吧。」一位同事在幾場活動結束後對我講的話。我想，這就是外界對行銷工作的誤解。我也很想躺在沙發翹腳攬鬍鬚（沒鬍鬚可攬），可惜喔，不如他人所想，事情還沒完沒了唷，那麼到底還要幹嘛呢？我大綱式羅列如下，接下來，會根據這五個重點分別說明。
- 成果簡報（Email）
- 問卷Key-in與統計（Excel）
- 結案報告（PowerPoint）
- 會後的Promotion / 客戶關係維護（eDM）
- 整理物資與歸還展品
一、成果簡報（Email）
回來上班的第一天，要做的事情就是先將這幾天活動的 Leads 整理出來，總共的 Leads 有多少、經過 Sales 刪除過濾後的Leads有多少，每天又各是多少的量。這些數字整理出來後，並將活動照片存取出來，以 Email 先寫封「成果簡報」為主旨的信函，給站展人員與相關主管，信裡陳述三項重點：
1. 成果數字：幾天活動下來的 Leads 狀況、總數多少、目標多少、目標達成率多少。
2. 觀察重點：簡述這次秀展觀察到的事情。
3. 照片與感謝：附上 2 - 4 張活動照片，並感謝所有支援此活動的同仁。
不過上述第一項仍需視貴公司實際目標與目的而調整，因為也許您的目的不是在蒐集 Leads，像是我過去在出版業與醫美產業，B2C 產業展覽活動的目標反而是現場銷售訂單有多少張，這是一種標準，站展人員就是比賽看誰在現場的訂單拿得多，這不限於業務才能銷售，而是全體上下只要是你是站展人員，都會評比看誰的訂單量多；還有另一種標準就是，看誰在秀展拿下的總銷售金額最高。因此，要看不同公司在秀展中的目標是什麼而定。
也許你會好奇，既然兩三周後會出一份結案報告，我為什麼要在活動結束的周一上午，就寄給大家這封「成果簡報」的Email？是不是很多此一舉？
我認為，活動剛結束，所有的人剛累完，但印象猶存，這群人 Support 這麼多，理當優先感謝；其次，所有人都在關注活動目標的達成狀況，這麼做也是立刻滿足管理階層與Support者的疑問；最後，趁著你還記得在展場中觀察到的事情，藉由這封信分享同時也是一種記錄，更便於你兩三周後的結案報告撰寫時的素材來源。基於這三大好處，如果你行有餘力的話，不妨發這封「成果簡報」的Email給所有與會人員吧。
二、問卷Key-in與統計（Excel）
早期，我還有辦法留下來在公司加班的時期，活動結束後，為了幫公司節省開支，會請業務助理們與我一起完成問卷 Key-in 的工作，但畢竟別人也有他們原本的工作，而且問卷統計再即，無法催趕他人，因此後來在預算能包進去的範圍內，逐漸開始將問卷外包 Key-in，把時間留下來做更值得思考與去做的事。只是，一般人會想說，問卷都發外包了，應該很快吧，的確，是比以前分派給同仁們幫忙資料輸入來得快，但再怎麼樣還是得花事前作業時間。
什麼？發包給別人做，還要花時間整理資料幹嘛？你會這麼說，鐵定沒執行過。發包給外部 Key-in前，有幾件事情要花時間做：
- 問卷掃描與複印：你要先將你手邊的所有問卷先掃描或 copy 一份下來，因許多的問卷是業務第一時間要去聯絡的，另外，你 copy 起來避免問卷不見，鐵定哭哭沮喪個好幾年。
- 製作問卷統計空白表格：你要根據本次問卷的題目，去製作一份 Excel 的問卷統計空表：這樣外包的廠商才有個填寫的依據，請他們照著你的要求、你的格式去 Key 資料。
- 給外包商的溝通事項與提醒信：你要發信給外包的單位，裡面提醒需求與注意事項，例如問卷上沒有填寫或跳過的題目，此處仍要在表中記載為「未作答」，以及提醒開放性資料的輸入，還有電話 / 手機欄位、地址/郵遞區號位的統一格式。如果不是很懂，可以參考我這篇的內容 → 延伸閱讀：【如何辦展？】14. 問卷蒐集與統計分析
上述三項事情的處理就會花上一個上午，最快下午你才有辦法將問卷整包用快遞的方式寄給接案方，快遞也需要時間，因此估計，再怎麼快，就是下午四點的事情了。Key-in 的那方通常在隔天早上開工，看你的需求日找人趕工。要求資料越早交覆，那麼工資也就越高，因為他們會評估是否多加人力來 Key-in，你的成本也就增加，好處是可以快速進行後續的資料統計與報告製作，同時也有利於業務趕緊分派下去，看哪些 Leads 由誰來 Follow。
三、結案報告（PowerPoint）
再來，就是大家很關切的「結案報告」Close Report 的撰寫，有關結案報告的內容要寫哪些東西，我羅列幾個重點，每個重點下提問，你可以照著這個邏輯去發展結案報告的內容：
- 活動資訊 Event Information：時間、地點、攤位號碼與大小、本次多少參觀人次(含各日參觀人次)，也可加入過往數據資料，比較歷年與當年的展覽規模。
- 活動成果 Result：目標 Target、目標達成狀況 Achievement、Media Exposure 媒體曝光量等。有時候，我也會拿歷年的成果比較一下，並做當年度與過去數字上差異之原因分析。
- 市場情資 Marketing Intelligent：包含問卷統計結果與分析、展覽期間蒐集到的資訊，例如觀察到競爭廠商有甚麼樣的新意，或是整體都與什麼主題有關，表示了市場的趨向。而這個市場情資最好對業務端有所幫助，例如從市場情資發現，客戶南北比重與類型的差異，或是從中發現客戶都是向哪個廠商採購、採購了什麼等。
- Success / Disappointment / Learning：從這場活動看到哪些部份成功、待改進、與學習到什麼。換句話說，也就是你覺得哪邊做得好，哪些地方還需加強，而學習到的地方不論好壞都可以，不限於從失敗中學習。
- 反饋與建議 Feedback & Suggestions：你可以從跨部門端或業務端整理不同人的回饋意見，或是從現場聽到客戶的意見等，可以透過這部份資料的整理，share 給相關部門，同時，也可做為下一次活動舉辦的參考。
- 活動照片Event Picture：攤位人潮、展品、媒體採訪、競爭廠商。如果可以，我會盡可能在照片下方附個圖說，或是點出該圖要關注的焦點是什麼。
- Follow up：這部份內容是告知高層這次活動後的各 Leads Follow up 進程。這部份視貴公司重視的程度，放或不放皆可，其它各點都要放。
四、會後的Promotion / 客戶關係維護（eDM）
一個好的活動，如果要物盡其用，那就要涵蓋到連活動後的行銷推廣都想到。例如，早在幾個月前，你知道要參加 某某展覽，除了展覽前的廣宣之外，展覽後如果你也能跟上一波相關產品的促銷方案eDM，在問卷 Key-in 完畢後，緊接著製作完 某某 產品的促銷推廣，給這些曾經來你攤位過的客戶，告訴他們有這個優惠方案，特別給予展覽期間的你。
倘若，你們沒有產品要促銷，有時間的話，也可以製作一個感謝函，寄給那些來攤位拜訪的客戶，順道再次把展覽期間展是的重點產品放上去也可以，對客戶來說有 Remind 的效果，同時也是客戶關係維護的作為。
五、整理物資與歸還展品
我想，整禮物資與歸還展品這項，應該不用我多加說明吧，總之，當初打包了五六十件東西，扣除文宣品與贈品等，回來的物資應該也有三四十件，這麼多的東西不是一個上午就可以整理完畢的，大多會花上我一天的時間。不過，我這邊提醒一下，如果你這次展出是跟許多產品單位借用產品，那麼我建議歸還後，要發個信寫下你已經在何時歸還了什麼東西給誰，不然東西又多又亂，對方和你恐怕會搞不清楚哪些東西還了，哪些東西還沒還。歸還的時後切記當面清點喔。
（寫到這裡，原本規劃的 20 篇辦展 Step by Step 已經完成？！Oh...no...no....no，我下午想到追加第 21 篇最終章，也就是要來談談展覽的目的，那篇才會是最終章阿.....針對展覽。登楞～）