兩個小技巧，讓你在籌辦實體行銷活動時，提升你的掌控感
如果你是實體行銷活動的承辦人員，比方參展或舉辦研討會，甚至一般消費領域的實體活動等，你常常感到壓力很大，總怕有些事情忘了做，很擔心到了活動的現場漏東漏西，或是現場的工作人員都不知道該做甚麼事情，變成甚麼都得靠你自己來？如果你有這方面的困擾，下面我將分享兩個籌備活動的技巧，可以讓你有條理地處理事情、大幅降低漏東漏西的可能性、以及促進活動現場時的工作順利。
一、拉出專案時程表：
通常我在辦一場活動時，我會確認活動發生的時間後，用Excel拉出一個專案時程表，我相信這個你也知道，但差異是，我表中的每一條就是一個動作，這樣你才不會有任何的遺漏。我舉個例子好了，比方展覽活動中需要海報設計，那麼，你時程表中的清單絕對不能只有「攤位海報」，然後後面放一個確認格(check box)。你必須思考，海報這件事情的產製流程，把流程拆解出來，我這邊秀一下給你看。我會把「攤位海報」的事項，拆解成：跟攤位設計商詢問海報尺寸、確認海報於攤位內的擺放位置、提供海報尺寸給產品部門、與產品部討論海報內容、產品部門提供海報設計初稿、產品部門提供海報完稿檔給我、以及我提供海報完稿檔給攤位設計商。
- 跟攤位設計商詢問海報尺寸
- 確認海報於攤位內的擺放位置
- 提供海報尺寸給產品部門
- 與產品部討論海報內容
- 產品部門提供海報設計初稿
- 產品部門提供海報完稿檔給我
- 我提供海報完稿檔給攤位設計商
每一條就是一個動作，當作完這個動作後，我才在check box上打勾。一般人可能只在他的工作時程表上寫了「攤位海報」，然後壓一個完成時間的deadline，但往往事情很多，當這個deadline快到的時候，才想說怎麼還有好多環節沒顧到，以至於他原本拉的這張時間表，許多的工作細項的時程是「參考用」，大多處在delay的狀態，然後就導致自己在籌備活動時壓力很大。所以，也許你會覺得看起來很麻煩，有必要這樣拆解嗎？我必須說，一開始你會感覺這樣拆解成一條一個動作的清單很麻煩，但是，你會發現你漏東漏西的狀況會明顯降低，你做起事情來的心理狀態也比較安心。
二、行前會以及工作人員手冊
我相信作為活動總籌的你來說，為了活動順利舉行，活動前你一定會針對工作人員舉行行前說明會，看到這裡，你想說這有甚麼好說的嗎。更進一步，我想說除了行前說明會之外，另外，我還會製作一份「工作人員手冊」，把活動當天該做哪些事情，服裝穿著、幾點到場、在哪邊集合、工作人員通訊錄、場地地圖、主辦單位、攤位設計商的聯絡電話等；如果是連續幾天的活動，並且需要住在外面，連同工作人員前往的交通方式、住宿的資訊等都會寫進去。
物資的部分我不只會列物資清單，連同貨運公司的電話、以及活動現場的俯面圖，我會把物資擺放在現場的那些地方，標示在俯面圖上，這樣到了活動的現場，大家和你，都能對於物品放在那些地方有所概念。至少你可以保持腦袋清楚。
任務清單，包含哪些人負責甚麼內容、要做甚麼事情等，明確寫下來，除非這個工作人員他的事項是很大塊很具體，比方：跟顧客講解產品、蒐集名單；有些細節事項，細到必須明確寫下來，比方：訂便當、現場環境維護，例如倒垃圾、桌面和地面清理、訂便當、補充現場的文宣品等，這些細瑣的事情你能事先想到，就該寫下來，並且有明確的人去負責去做。不然活動當天，這些細小的事情就有可能你要在現場指揮他人去做，或是你自己去cover。
因為實體活動的實施，絕對不是靠你一個人，也許你們公司內部許多同仁一起協助，或是活動當天你外面找了許多工讀生團隊來進行當天任務的執行。活動執行的現場常常是一團亂的狀況，因此，要做為一個好的活動統籌者，以拆解成一列一動作的Action Plan，或說是專案時程表，以及準備好工作人員手冊，這兩件事情可以讓你的籌備工作更順利。
以上是關於活動籌備上的兩個小技巧，如果有任何想知道的內容，歡迎在文章下方留言告訴我，或是寫信跟我說。
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