【如何辦展？】1. 從討論與定調開始

每年六月初是一年一度的 COMPUTEX，才剛結束這場科技產業大拜拜的秀展，緊接而來，每年的 6 月中是我準備開始籌備 8、9 月份台北國際自動化工業展的時間點，就這樣在我手上籌辦的自動化展至今達到 6 場，以及 2 次參加台北國際光電展（簡稱光電展）、1 場臺灣電子遊戲機國際產業展（簡稱遊戲機展）、1 場台北國際航太暨國防工業展（簡稱航太展或國防展）、和 1 場 Japan IT Week Spring 的 IoT / M2M Tokyo。

加總起來經歷超過 10 場科技類展覽的 Owner，在這邊整理些過去的工作經驗，我想可以分享給各位準備踏入行銷領域的人參考，撇開您在網路上搜尋行銷相關文章或報導，大多談論概念、理論、或策略面的文章很多，我這裡主要是談「如何做」的部分。

對於新手準備要首次獨立辦展來說，我接下來要談的內容，會是你工作上的武功秘笈，讓你的老闆對您刮目相看。對於其他比我更專業與辦展經驗更豐富的專家來說，希望各位也可以彼此交流、分享您們更好的做法。

好了，進入正題，如何辦展？辦展覽流程又是如何？以下我以科技業/製造業的展覽為例，其間我也會稍微帶到消費性產業展覽的一些做法，例如：台北國際美容保養暨生技保健展、台北國際書展、台北婦幼展等。然而，因我在科技產業的時間相對久，因此以科技/製造產業展覽為主，消費性產業展覽為輔囉。

首先，當你知道你老闆要你今年主 own 一個秀展時，你腦袋可能會想：「我要從哪裡開始呢？第一步要做甚麼？」

下面這邊我有張架構圖，是你辦展時必須之到的幾件事。根據我實際操作時大致的各項準備時程。

一、初步討論與定調

以下以台北國際自動化工業展為例（以下稱自動化展），有關辦展覽流程，這個展每年大約在 8 月底 9 月初舉行，其實說籌備的起始點是 6 月中（註1），實際上 Kick-off 卻是在一年之初呀。

【註1】：這時間是以自動化展發生在八月底、九月初的情況，因 2018 年的自動化展在八月初，這時間就得再往前抓自 5 月中/底開始籌備。

為什麼這麼早？因為秀展中最重要的事情是「產品」，而產品來自產品部門，因此年初會透過會議，與產品部門溝通業務單位想要的展出方式與內容，一來看產品部門是否 support 業務單位的想法，二來也向產品部門確認他們有哪些「正在做」或「既有」的展品。

通常年初的這項跨部門會議，是讓彼此心中對這場秀展有個底，並非所有展品要這時候確認下來，因為到六月份的時候，計畫趕不上變化，展品雖然年初提出需求並了解哪些可用資源，但到了真正開始籌備的時候，往往會有 50% 左右的變動。

先來說說這個跨部門會議（kick-off-meeting）到底討論些甚麼。

首先，做為 Marcom（活動owner）的你，先去業務主管的位置上，問問業務主管今年活動中想要推廣甚麼，甚麼是今年度業務主打的重點，業務也許會說，我想要有XXX、OOO、@@@......等產品，從你行銷這端思考這些是否有甚麼市場火紅的趨勢主題，可以將這些包裝成一個秀展主軸，你也可以推薦業務可以加上的展出內容，看看業務怎麼想。獲得業務單位的總結後，看其中欲推廣的展品，邀約與該展品相關的產品部門參加會議（因一家公司中有多條產品線，但攤位空間有限，業務有其主推的目標，無法全數與自動化相關的產品全都上）。

取得與業務端的共識後，再與產品行銷部門、產品經理約個會議，會議中你要向大家簡述今年自動化展的時間、地點、攤位規模/大小（幾個 booth），攤位大小也會影響你可以展出多少展品，因此也要在會議中提出，給出建議幾套動態展品、多少靜態展品的估計數量。

並且提出之前你與業務討論出的業務單位需求，你們欲包裝這次秀展的主題，舉個例子，例如：運動控制與機器視覺的專家，或是 Leading Edge Computing，或是 AI x IoT……等。也許產品部此時對你想包裝的主題也提出意見。

依據不同公司的運作模式，有些公司在一年之初聽到業務部的需求後，產品事業部會參考業務單位的需求，視情況看可否製作所需的展品。而有些公司的產品事業部有其不可變更的計畫，通常這時候會議前一兩天，或是會議當天，你會收到產品部提出他們目前有甚麼現成的展品，以及哪些展品是會再微調過、以及是否有新展品的計畫與製作。

產品部門會告訴你，哪些套展品會專供全球哪些區域，哪些時間點會將這套展品借給哪些區域的行銷，因此，你也得了解這些”你感興趣的展品”在哪些時間於哪些國家、哪些展覽中展出，何時會回到台灣給你的秀展使用，檔期是否搭得上等。

如果你這次秀展想要安排不一樣的展示方式，例如安排 Demo Tour（定時展品導覽活動），也一併預告，讓各部門心理準備需派出人選並參加 Demo Tour 的訓練。或是你想要安排一個舞台在你的攤位內，由各產品經理或應用工程師輪番上陣定時演說，以建立參觀者對你們公司產品的了解，以及建立專業性的品牌印象，這些都需要產品部的支援。

因此年初或 Q1 舉行的這場會議，到6月份正式籌備開始，大約有 4 到 6 個月的時間，讓這些構想與雛形慢慢的發酵，雖然 6 月才開始密集地運作，但在那之前心理層面的準備、想法的產生，有其意義。就好比短跑比賽，賽前須要讓選手們站上起跑線、暖身、試蹲、踩在起跑踏板上，穩定下來後，聽那槍聲一擊，奮力一躍。

開完年初這場會議，就等待六月份的正式籌備，展開緊鑼密鼓的行程。

到了六月份，開始著手了，辦展覽流程上首先要做的是甚麼呢？又該怎麼做呢？請見下篇分解。

(續)