研討會活動預算怎麼抓？

展覽與研討會同樣是活動，但性質不同，所花費的項目也不同。籌辦一場研討會花費最大的部分在飯店、會議室的場租費，並且包括設備的租賃。看你研討會要辦的規模有多大，場租的金額可大可小，蠻懸殊的，主要受到你的場地等級、預定的來賓人數影響，還有你活動是半天還是一天，如果活動是一整天，早上九點就開始進行時，有時候還要連同前一晚的場租一起訂，訂下來做為場佈用。

場地的等級也端看你的活動邀請來的講者們，是否為重量級的講者、知名大企業老闆、產官學界的大咖，並且該活動希望營造一種品牌印象，或是引起媒體關注、報導的時候，租賃飯店場所會比較合適。但如果這場研討會目的在與客戶交流、多些技術或應用面的探討，則可以考慮租賃國際會議廳、一般會議場地等，這類場地的費用相對飯店來得經濟實惠。

規模大的研討會，如果活動中有外國人出席，會有雙語主持人的需求，更貼心點的會租賃即時翻譯設備，但費用就會高昂起來。不僅如此，規模大、規格高、一天型的研討會還有一筆費用就是午餐與茶點費用，通常飯店不准來賓使用外食，所以午餐時候會比較麻煩，還有下午的茶點與桶裝茶水咖啡的費用等，加起來非常可觀。但如果你是辦半天的研討會，那麼就只有茶點費用。

你可能會問，一定要準備午餐嗎？是沒有一定，但當這場很重要且場面不能太難看時，你所處的飯店周圍沒有方便用餐的餐廳，上百人離開會場後，能保一小時他們就會回來現場嗎？我覺得提供午餐有助於下午來賓回來繼續參加活動。

由於研討會的成敗在於參與的人數，因此活動的招生極為重要，所以第二塊占比最大的就是廣宣費用，要讓您的活動邀請到很多人前來報名，廣宣一定要做足，主要透過網路廣告進行，包含EDM代發、Banner、文字廣告等，盡可能地在你目標族群閱讀的刊物與媒體上曝光。

(表一：研討會活動預算表)

研討會活動的贈品通常會有兩種用途，一種是鼓勵報到用，另一種是鼓勵全程參與完活動用。怎麼說呢？鼓勵報到的方式可以是在廣宣說明中提到，前50位報到者可以有精美小禮；鼓勵全程參加活動的方式則是在活動尾聲舉辦抽獎。

至於表一中的行前電話通知，你們可以自己內部做，或是工作太忙也沒有工讀生/助理可用時，也可以考慮委外進行。不一定要有電話的行前通知，但有做的好處就是出席率會比較高，同時報名的人也會覺得貴公司做事挺貼心。這部分你也可以透過在電話通知時，了解哪些人可能不會出席了，哪些人可能還要臨時多幫朋友報名。有助於你掌握最後的可能出席人數。

另外，表中提到影視錄影，這個項目不常有，但我列上的原因是，如果你有請影視錄影的人員協助專業錄影，活動結束後，你可以拿這個錄影的素材，做接下來一兩個月內的網路行銷活動，比方做線上研討會、或是做網路影音曝光，總之素材的存在有利於你後續包含社群方面的po文等，或是下一波的網路活動。但這筆在預算有限的情況下可以省略。

最後，講義印製費用，這部分是根據你最後幾天估計出席人數後，去抓的數量。比方打完一輪行前通知的電話後，估計可能會有200人出席，外加來賓10位，那麼印量會落在200~220之間。

研討會的活動花費，少則十幾萬，多則百萬都有。想到NVIDIA年度的GTC大會，都是上千人的超大型研討會，參加者還要收費幾千上萬的門票才能入場，這種怪物等級的活動，就不在本篇討論的範圍了，如果你接到這樣的任務，可以直接去找專門承辦大規模活動的公關公司、活動公司辦理，^O^。