展覽行銷攻略！如何撰寫參展活動企劃書？快速掌握12個參展規劃執行訣竅

如果你的公司準備參展，而你剛好就是那個參展的籌備人員，也就是活動的負責人，你該怎麼撰寫參展活動企劃書呢？今天這集影片將告訴你展覽行銷攻略，快速掌握12個企業參展規畫執行訣竅，以及一份展覽活動企劃書裡需要哪些資訊，同時也讓你一窺參展商的行銷人員，執行這項專案時需要做哪些事情，六分鐘速懂展覽行銷活動的準備要點。

一家公司決定要參加哪個展覽活動，通常內部已經經過討論，確定這個展的目標族群是公司想要approach的對象。假設今天你服務的公司已經決定參展，那麼，你要做哪些事情呢？Proposal裡又該有哪些資訊呢？

展覽行銷攻略，企業參展的12個參展規劃與執行訣竅

展覽要開始前的幾個月，就會開始進行攤位選位，選位後，確定你在展場中的位置，以及攤位的形式後，同時你們公司內部要有初步這次想要展出的主題，以及可能會有那些展品規劃展出，因此，你需要一份「展品清單」，來幫助你掌握展品的資訊，包含展品的尺寸、型號、產品名稱、它所需的設備、電力等。

此時，你就可以聯絡幾家攤位設計商進行比稿，與攤位設計商開會討論需求：確定了哪家攤位設計商後，需要將展品清單提供給攤位設計商，並且與他們討論你的攤位動線還有規劃等需求，等到攤位設計稿子定下來後，你就會從攤位設計商這邊取得各區域海報尺寸，這樣才能進行海報設計，並於攤位設計商提出的完稿檔交付時間，提供海報原始檔和大會申請資料等。

另外，這個期間你也需要製作各個展品的展品規格牌內容，以及文宣品例如專為展場用的產品手冊或DM製作。同一個時間點，你也必須在大會規定的截止時間前，將大會規定的文件提交給大會，例如水電申請表、參展廠商施工前安全衛生承諾書、裝潢施工許可證...等。

針對這次的展出，你也要做出展前的行銷宣傳計畫，規劃新聞稿曝光、EDM與網站Banner，以及社群曝光參展消息等，包含哪些時間點要曝光、媒體採購的成本、預計發布的Database數量等。切記在行銷宣傳文案中要註明參展商的攤位號碼與位置的資訊。

展出前夕，同時要抓緊海運空運的運輸時間，估算寄送的物品是否能在希望的時間點前，抵達參展地點的所在地，往回推算，你展品必須在出貨前打包好。展品準備項目包含展品測試，也就是你如果動態展品，那麼打包前你得確定這些展品都可以順利運作無誤才能打包起來，還有行銷文宣品和工具與贈品等這些物品的打包，裝箱後要製作貨運用的嘜頭(Shipping Mark)，以及貨運清單 (Shipping List )製作、聯絡貨運商寄送與運回的時間和地點等。

活動前一兩周，公司內部要舉行行前說明會(簡稱行前會)，對於活動當天的工作人員排班、穿著、到場時間、工作內容、認識展出內容等事項，在行前會議上進行說明。最後，就是活動當天的執行與場控。

如何撰寫參展活動企劃書？

了解了一場展覽活動會有那些環節要準備，那麼你的企畫書(Proposal)內容，要包含幾項資訊，由於這份簡報通常是你們公司內部在看，通常第一頁為資訊頁，列出展覽名稱、你們這次參展的參展主軸、參展目標，比方蒐集多少潛在客戶名單，或是一些消費性商品，目標直接在展場上帶來多少業績等。另外，也要寫出展覽活動的時間地點、攤位位置與攤位大小等基本事項。

企劃書的第二部份，秀出攤位位置圖，標示攤位在整場活動中哪個位置。

第三部分為攤位設計圖，以及攤位內的俯面圖。

接著，第四部分，列出你的展品清單，哪些展品放在哪個展區，展品的尺寸、所需要的展出空間有多大等等。

第五部分，繪製你展品的擺設Layout，讓人一看就知道你展桌上的物品怎麼擺放。

第六部分，由於需要為這場活動進行宣傳，因此要列出新聞稿發布時間、EDM和Landing Page的製作與發佈時間排程、以及官網上Banner的製作與上架等這一系列為這場活動進行的廣宣排程。

第七部分，除了展品之外，整場活動要用到哪幾種文宣品和型錄，甚至贈品、提袋的部分，數量有多少，要把這些品項和量抓出來。

第八部分為人力配置，由於展覽有很多天，因此要羅列活動前一天的場佈，以及每天的站展人員名單，方便跨部門人力支援與協調。

第九部份，如果你們活動中使用到問卷，建議也將問卷的內容寫在企畫書中。第十部份，為活動預算表。