年初或說至少在Q1的時候，除了Marcom與業務單位討論主軸、業務想主打的內容，以及和產品部門溝通業務單位的需求，與確認他們的資源之外。活動Owner可以"大致"有的時間譜，不用太細緻，但要大致推估出，你活動何時開始正式籌備。依照我個人經驗，以6至8個攤位大小的規模來說，從活動日往前推算2至2.5個月是恰當的。

下圖，提供一個 Schedule 範本 ，列出工作類別（Category）、行動項目（Action Item）、負責人（Owner）、期限（Due day）、狀態（Status）。我通常會列出要做的事情，然後針對每一項行動壓上日期，從活動日往前推，估計何時必須提供資料、完成什麼任務。狀態那欄，就是方便確認事情完成與否。

我過去曾經在緊急之下只剩 1.5 個月接海外秀展，適逢 4 月 5 天連假與海外秀展需於活動前一兩周將展品寄出，時間太緊蹙的情況下，容易導致無法完美呈現，也容易有美中不足的小失誤，因時間不足，你只能先求有，除非有時間才能求好。那你說那時間提早 3 個月來準備如何？我覺得很好阿，但是你可能會遇到你們公司內部的人不理你，因為他們還有其他更優先的事情要做，在內部其他部門”覺得還早”，儘管你開始運作，仍會有一種農夫拖不動一頭不想走的牛的感覺。

但是如果您公司的攤位規模大到十幾二十個這麼大，還真的是要比我提到的準備時間長，因為大品牌與大攤位規模，往往攤位內會有活動的安排，例如於攤位內有導覽活動，或是硬體廠商會去尋找軟體商做為合作夥伴、邀約諸多系統整合商或是夥伴到你攤位內，做 co-marketing 的展出；或是請來show girls 主持或表演等，這些情況讓秀展準備的時間拉長。以下我先以單純辦展，先不論各種變化型。

下面，我繪製了一張有時間軸的圖，每個時間點該做哪些事情，都羅列在上方。每個月下方有各個行動項目，越上方的就是越早做，越下方的則是當月份越後面時間要做的。同時我也備註括號寫了大約的時間，這不是無法改變或絕對性的準則，提供各位參酌，根據您公司的需求，可以稍微調整時間。我知道圖片太小，恐怕會為難你拿放大鏡來照螢幕畫面，所以我好人做到底，圖片下方你可以下載PDF檔，這樣應該清楚得多了。

我也得說，這張圖很重要！很重要！很重要！因為接下來未來幾天，我會根據每個 Action Item 撰寫單篇文章，裡頭會有我的耳提面命、做法與訣竅。它相當是一個展覽籌辦的藍圖，也是我在【如何辦展？】7小時讓你從新手變扛霸子，成為老闆心目中的辦展高手！這個系列文章的架構。你說如何抓籌辦的時程？下圖直接拿去參考吧。

但也不是說你下載這張圖就好，總要知道一點道理。下面，我稍微說明一下，為什麼這些事情是環環相扣的。

先來說說六月份吧。以自動化展來說，選位的時間通常發生在每年的六月份，位置選定後，你要以最快的速度趕緊確認出 90% 以上確認度的展品清單，並先把有幾套動態、幾件靜態展品確認清楚，並且首要就是將這些展品的尺寸（長x寬x高）都以表列出；另外，展品需要多少的展示空間也用另一欄位列出，比方某動態展示機器 A 尺寸為 80cm(W) x 50cm(D) x 30cm(H)，不代表它放在桌面上的空間只要這樣大小，你還得確認這套動態展示的機器，是否要外接螢幕，桌面除了螢幕之外，還要放置說明牌（Spec card）。使用的螢幕需要多大尺寸，放桌面上嗎？還是要壁掛？螢幕要有甚麼接口？（VGA 還是 Displayport ？還是 HDMI ？) 藍色這句話是多寫的，本來留待後面講，現在既然提了就心裡隱約有印象就好。

主要必須先知道這些資訊，是因為要先趕緊請攤位設計公司提案，通常提案就兩到三家，你將上述展品資訊提供給攤位設計商。除了展品清單外，還要提供對方你們公司的 Logo、CI 規範、過去其他秀展的海報檔案，並且向每家提案廠商說明提案日，最好統一在同一天較為公平。除了素材的提供之外，也向攤位設計商說明需求：像是哪幾套是你們主打的重點、哪些展品互有關聯性，有關聯性的產品可形成子組題的請他規劃在同一區域，另外是否哪面牆要有大電視螢幕播放形象影片，是否需要洽談區，多少張桌椅，你喜歡打弧的造型還是直角亦可。這些資訊都是在比稿前準備好提供給攤位設計商。

然後攤位設計商在同一時間也忙碌於多家的比稿，因此稿件通常沒辦法迅速在一周內提供，往往要抓一周多的時間，再請他們將設計好的攤位到您公司提案。他們提案時會跟您說明為什麼他攤位設計這樣規劃，動線如何，以及他幫你設想到的部分等。由於展品尺寸與使用的空間影響很大，雖說比稿，通常比稿完後，最後選定的廠商，也是採用比稿時那款設計，只是會再做微調，而非整個設計大改。而動態展品往往巨大，會佔掉一大張桌面，靜態展品多寡也會牽涉到你是要直立式壁掛，還是島狀斜面壁掛等。

在差不多完成 85% 的攤位設計時，結構確定了、動線也確定了，如果突然臨時來個「我要增加一套動態展品~~」，整個空間要再做調整，有時候還會因此將動線和展區重新 Layout。這時，你又要再等個一星期以上，每一次的增加展品或替換展品，會導致你的攤位設計圖一直無法定案下來，而且等待修改一等就是時間，如果來稿又有要修的地方，又要再等。總之，這也就是我提到六月下旬最好最好是能有 90% 以上的展品確認下來。最好的情況就是不要一改再改，展品改，攤位設計再改，然後改了以後還要確認，弄不對又再改，修來修去你的時間應該會緊繃到你可能處在極高壓的狀態，因為時間有限阿。

我遇過最瞎的一次是，已經在展前一到兩周之間，也就是所有事情都已經大致底定，有一個產品經理以為我是小叮噹還是神燈巨人之類的，跟我說請幫我拓展桌面，我還要再放一個展品。都活動前夕了耶！就好比你是建商，賣預售屋，都已經完工交屋了，買家跟你說，請幫我在多蓋一間廁所，總之你想辦法幫我多生一間廁所。是去哪裡生空間？都交屋了你是要我打掉你家某間房間變成廁所嗎？不可能嘛。

所以，通常遇到這種在你預定攤位設計圖得底定下來的時間，你必須在事前不論以 Email 還是會議等各種形式，告知所有 Support 這場活動的產品單位，展品清單的確認截止日期是 XX 日，你得從攤位設計圖抵定日往前推估，不過仍保留 10% 讓展品有彈性調整的空間。我通常理想上 7 月中攤位設計圖得抵定，很多時候因為展品的調整、替換或增加，因而往後延到七月二十幾日才抵定下來。

但這樣非常不妥，跨部門單位也許會說：「離秀展還那麼多時間，為什麼不能調整？」、「請設計師調一調就好啦」，畢竟你才是 Owner，攤位設計圖為什麼要七月中抵定？因為攤位設計圖確定下來後，各區域的海報尺寸也才能確定下來。海報尺寸確定下來，才能趕快發包給設計師設計各區域的海報呀，海報最晚得在八月第一周提供完稿檔。估算平面設計師作業時間，以及你看完後修改回來時間等。七月底才將攤位設計圖抵定，那這....這.....海報是要這麼命在旦夕才交出來嗎？

這一切的一切是環環相扣的，時程的掌控很重要。

媽呀，我只是講個六月份要做的事情，就花了那麼大的篇幅。好吧，反正七、八月的各項行動項目後面有提供括號寫上建意製作/完成的時間點，大家就先參考著用吧。而上述六月份要做的事情，我倒是釐清與說明了為什麼每件事情有其互相的影響性，牽一髮而動全身，外部的人看，總覺得「還好阿，改一下很簡單嘛」、「我看時間還很久阿~~你幹嘛那麼急」、「你是故意把時間拉那麼早開始動的齁~~~」，因為他們不是 Project 的 Owner 阿，你懂的，各個 Action 之所以環環相扣，彼此影響彼此的時間，就如我上方那一堆說明囉。

之後的各篇文章，我將依照上面那張時程表 (Schedule / Action Plan) 中的 次項目 (也就是圖面上一條條長方形方塊)，說明各個Action Item該如何做、有甚麼該注意的地方。

(完)