在籌辦整個展覽活動裡頭，環節很多，其中一項就是貨品/展品的寄送工作(Shipping)，需要很大的耐心，有感進出口部門同仁的辛勞。這個環節一旦沒做好，前面的所有事情都是枉然。展品最怕的就是活動時間沒寄到活動現場，或是展品在寄送過程中遺失、損毀。以及展完後以，展品寄回來的途中遺失或損毀、寄回來被卡關、被海關沒收等。那種感覺就很像演唱會現場，都在辦演唱會了，結果明星們缺席，沒站在舞台上，空有舞台卻沒人表演，比沒參展還要窘。

一、國內參展之展品寄送事宜：

國內請於一個月前預訂貨運行，你可以survey比較幾家貨運商，但我通常會叫「搬家公司」，貨運與搬家公司的差別在哪？差別在於貨運他只幫你運送貨物到現場，而搬家公司的話你可以再多聘一個人力（總共２人）幫你把所有的貨下車放置到攤位位置，以及撤場時幫你把貨拖到貨車上。有時候你的展品大到像一座電梯那麼大、那麼重，即便你的同仁是健壯的男生，我想在搬大型貨物的能力恐怕沒有搬家公司來得專業，而且要把大夥的力氣留在展覽期間阿。

康福搬家在國內有許多知名企業使用，他們很具知名度，經驗老道且專業，但康福的價碼頗高；我後來比價了新店一家叫多利般家（欣田貨運）公司，提供相近的服務內容，在相同噸位的車輛，價格相對優惠許多，由於展品重量很重，我通常會再多花1,500元增援1名搬運助手(1次的價碼，進場與撤場等於2次)，這樣也不會傷了原本幫忙搬運的先生，因為一次都要五六十件超重物件，兩位搬運可以彼此合作，這樣的價格整體來說還是很值得。

另外，在國內參展時，我會在展覽活動日往前推至少一個月的時間，打電話先去跟我上述提到的搬家公司預訂車輛（3.5噸貨車），並跟小姐提我會需要多加一位搬運助手。由於展覽期間，有多少家廠商參展，他們都有叫貨運或搬家公司的需求，因此有必要提早預約叫車，即便你還沒打包。記得一開始的時候，想說離活動日還有兩周應該還會有車，打了好幾家都說已經沒車了，被別人叫光了，直到打到這家確認有車，且難得有價格相對漂亮貨運/搬家公司，而且他們似乎有系統記錄，所以即便我隔年打去，他都知道我的需求是什麼。

例如，我通常叫的車輛噸位，我習慣多叫一位助手，以及每次我都叮嚀要對方準備幾條毯子，以包覆幾台不容碰撞的展品和機器，還有會交代要準備三個棧板（以50 - 60件左右的貨物），並準備油壓車等，這些都是在國內叫貨運時要提醒對方準備的東西，如果沒有特別交代，不一定會準備到，那麼到時候在搬運展品的時候，不僅會有力氣不足、搬運速度上的問題，導致影響你場佈與撤場時間的效率。最後補充，就是通常撤場那天是周六日，逢周六日的貨運與搬運價格會比平日高，這部分要知曉。

通常 50 - 70 件貨物/展品，我往往會叫 3.5 噸的貨車，除了有一次展出的物件跟電梯一樣高、重，而且該物件還不能橫躺，必須從頭到尾直立，礙於車頂的高度，那次叫了 4.5 噸的貨車。( 3.5噸與4.5 噸的貨車，以欣田貨運/多利搬家來說，費用一趟僅差 2000 元上下。) 當展品的量沒那麼多的時候，比方 25 - 30 件以內（以大紙箱大小來計算），以較小的展覽來說，我就叫沛勁快遞的 1.5 噸小貨車載運，同時叫車的時候會跟小姐交待我需要有人幫忙搬運，東西有多大、有多少東西有多重等。

再來，就是你要將你的聯絡方式給貨運公司，以及你安排誰在展場幫忙接貨，幾點那個接貨的人要在現場、貨運幾點來收貨，收完後預定大約幾點抵達展覽會場。好的，我整理一下你要跟貨運公司溝通時的幾項資訊：

1. 貨運公司何時（When）到哪裡（Where）跟你（Ｗho）收貨？一共幾件貨？（How much）
2. 何時將貨送到展場哪裡（展場地址／幾樓）、攤位號碼、廠商名稱，最好給他攤位圖
3. 貨運公司跟誰取貨、聯絡電話是？貨運公司送貨到展場時跟誰聯絡（也就是誰在展場取貨）、連絡電話是？
4. 約定撤場時間、撤場時司機聯絡誰？你也取得司機的電話。
5. 提出你的需求：加助手、幾條毯子、油壓車、幾個棧板
6. 其他：詢問發票何時拿到、如果在南港展覽館進退場，請司機一定要準備1,000元押金，車子進去展場時要繳交1000元，出來後展場會在出口處直接退給司機。

二、國外參展之展品寄送事宜：

國外請於至少一個半月前確認寄送方式與是否有大會合作的Forwarder，以及向這家forwarder詢問空運與海運的結關日是哪天。我覺得海外參展與國內參展其實差異不大，要說差異很大的地方就屬「展品寄送」這件事情。海外參展上，展品的寄送很繁瑣且讓人提心吊膽，如下圖你可以看到至少有三條運送路線：國內陸地 → 海/空 → 國外陸地，詳細地說牽涉到課稅、海關、採取海或空運、寄達該國家後，從海關處如何再送達展覽地等，都是重重的考量。

以去日本參展為例，走空運方式，展品從公司收走後，運到海關處，這是第一筆費用，空運又是另一筆費用，再來就是展品落地後，誰幫忙提貨，然後送到哪？如果你能夠使用主辦這個展覽的大會forwarder，會方便很多，因為他幫你從上圖1、2、3這三條路線都包了，你不用自己去分別找幫你運的單位。

再來就是務必把結關日放在心裡，也就是再怎麼晚，都不能晚過結關日才給貨，過了結關日，你的展品恐怕就到不了。通常結關日會在至少活動前兩周的某天。因此海外的參展，你的Packing與Shipping時間會比國內提早很多，要盯緊你公司內部其他部門準時提供展品給你，不然真的會開天窗。

你要準備給Forwarder的文件包含：出口與進口的Shipping list（Invoice）與Packing List。給了這兩個文件後，Forwarder會提供給你出口報單和進口報單，然後請你確認報單上的資訊是否有誤。不管出口或進口的shipping list（Invoice）還是Packing list，都請印一兩份帶在身上，尤其進口也就是要撤場回來的Packing list與Shipping list（Invoice），上頭最好保留幾個空白的欄位。撤場回來時，有時候東西會少於你出口出去的，因為有消耗品的關係，像是型錄、贈品等，東西在現場發完。

另外還有一種狀況就是，當你有一兩項展品可能公司內部有急需用到的需求，無法等待空運回台，這時候你需要自己攜帶回國的特殊情況下，你出發前最好在進口的List上刪掉此項Hand carry展品品項。同時，另外再為這個Hand carry回來的展品做一份他自己專屬的Packing list與Shipping list（Invoice）放在身上，以備你通過海關時被臨檢開行李箱查驗。被查驗的話，要記得拿出出口的文件，以及這項Hand carry展品被你攜帶進口的Packing與Shipping List（Invoice），說明你這是參展用的Sample，出口的時候隨其他貨物運送出去，回來的時候你自己手提回來，但要有心理準備，蠻高的可能性要扣稅。

雖然有大會合作的Forwarder，他們會將您的展品寄送到展覽會場，但是你最好也事前跟他們要到海外，他們配合當地的收送貨聯絡窗口電話，然後要把電話放在你身上。因我在日本辦完展後，所有展品打包後共計8件要回台灣，在現場打了個電話給日本當地的收貨人，並口頭跟對方說明有8件物品，最終他只收走了7件，後來被大會通知後，我們立即打電話給日本那個收貨人，請他回展場收走他漏掉的那件。如果當時我沒有這個人的電話，那麼不就造成很大的麻煩，展品回不來了嗎。所以切記，除了台灣當地Forwarder的聯絡方式外，更重要的是這家Forwarder他在海外當地配合的陸地上運送的合作廠商窗口聯絡方式。

回到前面有提到Shipping list（Invoice）與Packing List，你一定會問，這兩項有什麼差別？是的，我當時也覺得這兩個不是一樣嗎？對，看起來大同小異，但仍是有差別，下面我說明一下這兩者的差異。Shipping list等同是INVOICE，這兩份一定要分開來製作，無法合併這兩個資訊於同一份，因為對於進出口部門或是Forwarder，他們就是要兩份分開，因此，如果你很好心地把二合為一，變成同一份表格、檔案，最終對方會請你把它分開。

Shipping list（Invoice）上會有所有物件的細項、數量、單位、單價（Unit Cost）、總價（Amount），價格以美元計算。Packing list上會有箱號，每一箱裡裝哪些細項、各細項的數量、單位、以及每一箱的重量（淨重與毛重，淨重是扣除箱子的重量，毛重含箱子的重量），與箱子的尺寸（長寬高，記得單位標示清楚，ｃｍ／ｍｍ）。不論Shipping list（Invoice）還是Packing List，整張表都是用英文填寫。關於兩者不同之處，請參考下圖：

最後提醒，記得，海外的貨物箱子上要貼上麥頭，麥頭的形式依照Forwarder的要求。麥頭上的資訊包含下方所列，你可以用 A4 對折後裁切，貼在箱子外側，通常會貼側邊兩個面。

Shipping List（INVOICE）與 Packing List 表格範本請至「下載專區」 download。