展覽活動的預算怎麼抓？

寫了展覽行銷與籌辦研討會的文章後，有些讀者想了解關於一場活動的預算怎麼抓，所以來補充一下關於活動預算的編列方法。由於展覽與研討會還是有些差異，因此分開來撰寫。本篇以展覽活動的預算編列來告訴大家抓預算的方向。

下面我草擬一份假資料，便於我接下來的說明。

(表一：展覽活動預算表)

其實也不用我說太多，從表中可以對於一場展覽大概會有那些費用產生，掌握個九成，剩下的一成就是根據各家公司的需求有些微的變化。由於上表都是假數據，所以大家也不用入戲太深，研究這是不是真的我服務過的哪家公司的預算，哈哈。回歸正題，展覽活動佔最大的預算比例，在於攤位設計費與淨地費，再來就是人員的差旅費等，如果活動要有大量曝光，那麼勢必廣告費的金額也不小，這裡包含了平面與網路廣告。

這張表中許多項目不是絕對必要。比方，下表中灰色的區塊，展覽活動誰說一定要請show girl的？端看你是甚麼樣的展，消費性的展覽也許可以請，但專業性的展覽我覺得對於預算有限的公司，這筆可以省下來。翻譯費的話也是看各家公司的運作決定。而網路的話，也是要看你這次的展品是否需要透過網路來串接，或是功能表現需要網路。

(表二：展覽活動預算表2)

表中橘色的欄位，則是我覺得看貴公司預算多寡而定，如果很拮据的話，這部分可以省下來，差別在於有曝光，則聲量大，品牌容易被看見，也許潛在客戶看到廣告而好奇到你攤位上逛一逛。但不表示沒有曝光、攤位就不會有人來，只是少一個強化曝光的時機點。

說到贈品，也不是一定要製作，但有贈品的好處是有利於問卷的回收與填寫。有一方說法是，「那些為了贈品來填問卷的人，就不是我們的目標族群」，我想你應該也聽過公司裡有些人會這麼說。這句話不完全正確，因為也是有些目標族群也是想領個贈品而填問卷。我得說一切都始乎人性，即便是你的客戶，即便你們有”關係”，但畢竟要花他時間寫些東西、填些資料，人家就是會覺得煩，問問說這句話的人，自己願意去幫你的朋友填寫問卷嗎？或是你今天剛好是某些廠商的目標族群的時候，你願意花點時間填問卷嗎？也許有人願意，那麼他人真的非常kind，如果今天您的客戶停留腳步，花了他一些時間為你填了問卷，送他個小贈品感謝他的時間，我想有個小東西客戶也會是很開心的。

我不是充分認同那句話：「那些為了贈品來填問卷的人，就不是我們的目標族群」，因為你的潛在客戶、只要是人，也是會想要點小確幸阿。但畢竟沒送贈品真的不會死，沒送贈品也不是無法蒐集問卷，所以看貴公司的決定，不送也行。至於VIP客戶或媒體的贈品，就看你們如何做到賓至如歸，想給客戶或媒體怎麼樣的感受；即便沒有VIP客戶或媒體贈品，我覺得至少準備廣發型的小禮物送他也開心，就依看倌服務的單位如何想，也是有公司這塊沒在做，依樣是沒送不會有立即性的影響，但影響可能是長遠默默之處在發酵。

至於氣球懸掛費用，在台灣的展覽，早期比較少人懸掛企業Logo的氣球，因為大會規定懸掛超過四公尺以上至七公尺為止的氣球需加收費用。後來許多廠商覺得那些有懸掛氣球的廠商，攤位真的比較容易被參觀者看到，而且更容易被找到，因此紛紛開始增加氣球懸掛的項目。

(圖一：台北國際自動化工業展攤位氣球，圖片來源: 該展覽大會官網2020年展覽回顧https://www.chanchao.com.tw/AutomationTaipei/historyPhotoDetail.asp?id=442 )

表中淺藍色的欄位，也就是文宣品的部分，是我覺得展覽活動一定要準備的物品，這邊標示為淺藍色的原因在於我覺得這部分預算的浮動，根據數量而調整。記得曾經有過一次經驗，就是預算沒那麼多，該次在活動各層面上看哪邊可以壓低成本，這時文宣品的數量也略微降低，也請站展人員們謹慎發送，而非廣發、廣撒，對於有需要的人再提供。像是展覽期間，常會有”某類”人士到會展中搜刮贈品、型錄等，他們會帶著一大袋購物袋，肩上扛著各家的型錄DM等，站展人員要懂得辨別這類人士，可以用填問卷才能給這些資料來婉拒他們。有時候他們也會來蒐集”名片”，以利他們有多重身分可以到研討會中串流。這是題外話了。

整體來說，表中白色的欄位像是攤位淨地費、攤位設計費、海報設計費、水電費、運費、工作人員餐飲費、差旅費等，這幾個項目則是完全無法省略，是一場活動中的必要支出。

這裡要特別一提的是攤位設計費，他不僅根據你攤位大小決定費用多寡，影響的層面包含你採用系統櫃還是木作工法去做，以及你施工時採用壁紙來貼還是油漆施作，攤位頂緣如果導弧角，以及品牌名稱呈現方法採用燈箱，那麼費用又會再往上加，但就是比較有質感、設計感比較強烈，底下的各檯面/桌面也是可以採木作導弧角的方式進行，同理，比較美觀但比較貴。當預算不是那麼足夠的情況，但又不想要死板板的系統櫃，那可以考慮系統+木作參半的作法，並且木作的部分盡量採取直線矩形/方塊的設計。

說到地毯的部分，最一般的做法大多是淺灰色地毯，這種最耐髒。有一年辦展，我想要讓攤位視覺上看起來有個性點，但又與企業識別相關，採用紅與黑的撞色作為地毯的色系，的確這兩色的撞色之下很好看，但因為攤位內參觀者走來走去，以及贈送的花籃掉落花瓣與葉片，在這樣的地毯上反而髒污看起來明顯，需要人員時常注意與維護。

有另一種地板的設計也會加高攤位設計費，也就是地板加高，全白的加高的板有助於藏線路，地板不會因為線路的關係突突的導致走路絆倒。整體美觀與質感會大幅提升，但費用當然也不便宜，如果想經營品牌且預算足夠的公司可以考慮墊高地板的作法。

再來就是攤位設計中的燈光，攤位內足夠的燈光可以讓攤位看起來明亮許多，會請攤位設計商盡量加燈具。再來就是攤位內的家具租賃費用，最基本的是洽談用的桌椅，型錄架等。如果要呈現質感或是拉近客戶關係與好印象，有些人會採用租賃沙發，或租個小冰箱，冰些冰棒或飲料，在夏天的時候特別受歡迎。也有人會租咖啡機現場泡給客戶喝，讓前客戶在商談時氣氛更輕鬆。

總的來說，你將表中的每個細項去估計可能的花費後，保留一點雜費作為彈性的空間，大致就是一場展覽活動的預算表。一些簡單的備註我也列在表上的備註欄，希望對您有所幫助。